Ryczałt w firmie – czy to naprawdę się opłaca? Moje przemyślenia i fakty

Pamiętam jak dziś, kiedy zakładałem swoją pierwszą firmę. Papierologia, ZUS, podatki… głowa pękała. Wszyscy wokół doradzali zasady ogólne, bo „można wrzucać w koszty”. Ale ja ciągle z tyłu głowy miałem coś, co nazywało się ryczałt. Brzmiało prosto, może nawet zbyt prosto? Trochę się bałem, że jest w tym jakiś haczyk. Ten tekst to zbiór moich doświadczeń i wiedzy, którą zdobyłem, często na własnych błędach, decydując się w końcu na to, czym jest ryczałt działalność gospodarcza. Przejdziemy przez to razem, bez nudnego, urzędniczego języka. Postaram się odpowiedzieć, czy to rozwiązanie dla Ciebie.

To nie jest porada podatkowa, a raczej opowieść przedsiębiorcy dla przedsiębiorcy. Zawsze, ale to zawsze, skonsultuj ostateczną decyzję ze swoim księgowym lub doradcą. Ja po prostu dzielę się tym, co sam przeżyłem.

Ryczałt, czyli o co w tym wszystkim chodzi?

Wyobraź sobie, że nie musisz skrupulatnie zbierać każdej faktury kosztowej za paliwo czy nowy telefon. Że nie zastanawiasz się, czy ten lunch z klientem na pewno możesz zaliczyć do kosztów. Brzmi jak sen? Trochę tak jest. W ryczałcie płacisz podatek od tego, co FAKTYCZNIE wpłynęło na Twoje konto. Od przychodu. Nie od dochodu (czyli przychód minus koszty). To jest kluczowa różnica i sedno całej tej formy opodatkowania. Zastanawiasz się, ryczałt działalność gospodarcza co to jest? To właśnie ta prostota. Pomnażasz swój przychód przez odpowiednią dla Twojej branży stawkę i tyle. Koniec liczenia.

Oczywiście, ta prostota ma swoją cenę, ale o tym później. Na razie zapamiętaj: ryczałt działalność gospodarcza to podatek od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów.

Czy ryczałt jest dla każdego? Limity i wykluczenia

Niestety, nie każdy może cieszyć się tą prostotą. Są pewne ograniczenia. Najważniejszy to limit przychodów. Obecnie jest to kwota 2 milionów euro rocznie. Brzmi jak kupa kasy i dla większości z nas, drobnych ciułaczy, tak właśnie jest. Ale w niektórych branżach, gdzie obroty są duże, a marża niska, można ten próg osiągnąć zaskakująco szybko. Jak go przekroczysz, to w następnym roku musisz pożegnać się z ryczałtem. Trochę jak w grze, tracisz jedno życie i przechodzisz na trudniejszy poziom, czyli zasady ogólne lub podatek liniowy.

Poza tym jest cała lista działalności, które z ryczałtu skorzystać nie mogą. To na przykład apteki, lombardy czy handel niektórymi towarami akcyzowymi. Zanim podejmiesz decyzję, koniecznie sprawdź na stronie Sejmu aktualną ustawę, czy Twoja działalność się nie wyklucza. Szkoda by było narobić sobie kłopotów. Dokładna analiza, czy ryczałt działalność gospodarcza to opcja dla ciebie, jest kluczowa, a ryczałt działalność gospodarcza limit przychodów to pierwsza rzecz do sprawdzenia.

Jak wskoczyć na pociąg zwany ryczałtem?

Zgłoszenie tego to była dla mnie jedna z prostszych rzeczy przy zakładaniu firmy. Serio, jeden „ptaszek” w odpowiedniej rubryce we wniosku CEIDG-1 i załatwione. Jeśli już prowadzisz firmę i chcesz zmienić formę opodatkowania, też się da. Masz na to czas do 20. dnia miesiąca po tym, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w nowym roku. Ale trzeba o tym pamiętać, bo skarbówka nie wybacza spóźnień. Mój kumpel tak się załatwił. Pierwszy przychód miał w styczniu, a obudził się z ręką w nocniku w marcu. No i płakał, bo cały rok musiał zostać na droższej dla niego skali podatkowej. Proces jest prosty, jeśli zastanawiasz się, jak założyć działalność gospodarczą na ryczałcie, to naprawdę tylko kwestia jednego kliknięcia we wniosku. Prawidłowo zgłoszona ryczałt działalność gospodarcza to podstawa.

Ile tak naprawdę zapłacisz? Stawki ryczałtu bez tajemnic

No dobra, to przejdźmy do mięsa. Stawki. Jest ich kilka i zależą od tego, co robisz. Od 2% dla niektórych rodzajów sprzedaży, przez 3%, 5,5% dla budowlanki, 8,5% dla wynajmu, aż do 12%, 15% czy nawet 17% dla wolnych zawodów. To jest trochę skomplikowane i kluczowe jest, żeby dobrze przypisać swój kod PKD do stawki. Czasem różnica jest subtelna, a konsekwencje finansowe ogromne.

Pamiętam, jak mój znajomy, programista, przesiadł się na ryczałt. Długo analizował, czy jego usługi łapią się na 12% czy 15%. Po konsultacji z doradcą okazało się, że to 12%. Był w siódmym niebie. Wcześniej na skali podatkowej wpadał w drugi próg i oddawał państwu fortunę. A że kosztów prawie nie miał – no bo co, prąd i dobry komputer raz na kilka lat? – to ryczałt działalność gospodarcza dla programisty okazał się dla niego strzałem w dziesiątkę. Generalnie dla branży IT ryczałt działalność gospodarcza to często najlepsze wyjście. Ale znowu, diabeł tkwi w szczegółach i klasyfikacji usług, co można próbować weryfikować na stronie Biznes Gov. Zawsze trzeba sprawdzić aktualne ryczałt działalność gospodarcza stawki, bo potrafią się zmieniać.

Ryczałt – gra warta świeczki?

Decyzja o tym, czy ryczałt działalność gospodarcza to coś dla Ciebie, jest jedną z ważniejszych. Podsumujmy. Zalety? Święty spokój. Poważnie. Mniej papierów, prostsza księgowość, niższe koszty obsługi księgowej. Dla mnie to było kluczowe, bo nienawidzę biurokracji. Do tego często, przy niskich kosztach, po prostu płacisz niższy podatek.

A wady?

No cóż, jak kupujesz drogi sprzęt, dużo inwestujesz, albo sporo jeździsz samochodem, to boli. Bo nic sobie nie odliczysz. Każdy wydatek idzie prosto z Twojej kieszeni, a podatek i tak płacisz od pełnego przychodu. Zanim zdecydujesz, usiądź z kartką i policz, ile masz stałych kosztów. Jeśli niewiele, ryczałt może być super. Jeśli dużo, zapomnij. Nie odliczysz też ulgi na dzieci i nie rozliczysz się z małżonkiem. To drobiazgi, ale dla niektórych mogą być decydujące. Pytanie „ryczałt działalność gospodarcza czy warto” musi być poparte chłodną kalkulacją. Czasem nie da się odliczyć nawet kosztów paliwa, o czym warto poczytać więcej w kontekście rozliczania paliwa w firmie. Warto też pobawić się jakimś kalkulatorem podatkowym, żeby zobaczyć różnice czarno na białym. Właściwa ryczałt działalność gospodarcza wymaga analizy.

Księgowość na ryczałcie – naprawdę taka prosta?

Mówią, że to uproszczona księgowość, i to prawda. Zamiast skomplikowanej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), masz prostą ewidencję przychodów. Ale nie daj się zwieść, to nie znaczy, że można to olewać. Trzeba pilnować terminów wpłat zaliczek (miesięcznych lub kwartalnych) i rocznego zeznania PIT-28. No i faktury trzeba wystawiać poprawnie. Pamiętam, jak na początku zapominałem dopisywać na fakturze, że wybrałem ryczałt. Niby mała rzecz, a księgowa suszyła mi o to głowę. Generalnie ryczałt działalność gospodarcza księgowość jest łatwiejsza do ogarnięcia, nawet samodzielnie przy pomocy dobrego programu, ale dyscyplina jest potrzebna. Ta ryczałt działalność gospodarcza wymaga jednak staranności.

Ryczałt a VAT – dwie różne bajki

To częsty błąd początkujących. Ludzie myślą: „jestem na ryczałcie, to nie jestem VATowcem”. Błąd! To dwie zupełnie różne sprawy, które nie mają ze sobą nic wspólnego. Forma opodatkowania dochodu (ryczałt, skala, liniowy) to jedno, a podatek VAT to drugie. Możesz być na ryczałcie i być czynnym podatnikiem VAT, a możesz być na skali podatkowej i z VATu korzystać ze zwolnienia.

Wszystko zależy od Twoich przychodów (jest limit 200 000 zł rocznie, powyżej którego musisz wejść na VAT) i od tego, co robisz (niektóre usługi, np. doradcze, zmuszają do bycia VATowcem od pierwszej złotówki). Zależność ryczałt a VAT działalność gospodarcza jest więc żadna. Po prostu musisz pilnować dwóch różnych kwestii. Warto o tym pamiętać, bo nieznajomość prawa szkodzi, a w tym przypadku może słono kosztować. Prowadząc ryczałt działalność gospodarcza musisz pamiętać o tych odrębnych przepisach.

A co z tym nieszczęsnym ZUS-em?

Ach, składka zdrowotna… temat rzeka i gwóźdź do trumny dla wielu optymalizacji podatkowych po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Kiedyś było prosto, a teraz? Trzy progi przychodów, od których zależy wysokość Twojej składki zdrowotnej. Do 60 tys. zł rocznie, między 60 a 300 tys., i powyżej 300 tys. A najgorsze jest to, że jak przekroczysz próg nawet o złotówkę, to wpadasz w wyższy wymiar składki za cały miesiąc. To jest coś, co trzeba non stop monitorować. Wielu moich znajomych pod koniec roku specjalnie przestaje fakturować, żeby nie wpaść w wyższy próg. Absurd, ale prawdziwy. Na szczęście są pewne ulgi na start, jak ZUS dla nowych firm.

Reszta składek (społeczne) jest na szczęście taka sama jak przy innych formach opodatkowania. Ale ta składka zdrowotna naprawdę namieszała. To największa zmiana, jaką wprowadził Polski Ład, i sprawiła, że ryczałt działalność gospodarcza z ZUS stał się bardziej skomplikowany. To ważny element, gdy analizujesz opłacalność, jaką daje ryczałt działalność gospodarcza. Całość zagadnień związanych z ZUS w JDG omówiliśmy w innym artykule o zasadach prowadzenia jednoosobowej działalności, warto tam zerknąć na stronę ZUSu też czasem warto wejść.

Podsumowując – dla kogo ten ryczałt?

Ryczałt ewidencjonowany to nie jest złoty środek dla każdego. To fantastyczne narzędzie dla freelancerów, specjalistów IT, przedstawicieli wolnych zawodów i generalnie wszystkich, którzy świadczą usługi i nie generują dużych kosztów. Dla nich ta forma opodatkowania może być prawdziwym wybawieniem od biurokracji i sposobem na zostawienie więcej pieniędzy w kieszeni. To świetna ryczałt działalność gospodarcza dla takich osób.

Jeśli jednak prowadzisz handel, produkcję, czy działalność, która wymaga sporych i stałych inwestycji – dobrze się zastanów. Brak możliwości odliczania kosztów może Cię zabić finansowo. Jak zawsze w biznesie, trzeba liczyć. Mam nadzieję, że moje przemyślenia i doświadczenia trochę Ci w tym pomogły. Powodzenia na przedsiębiorczej ścieżce! Decyzja o tym, jaka będzie twoja ryczałt działalność gospodarcza, należy do ciebie.