Jak założyć własną firmę transportową w Polsce? Zobacz jak to zrobić

Pamiętam jak dziś rozmowę z kumplem, Markiem. Siedzieliśmy przy kawie, a on z błyskiem w oku opowiadał: 'Stary, rzucam to wszystko. Zakładam firmę transportową’. Myślałem, że żartuje. On, gość od tabelek w Excelu, nagle za kółkiem? A jednak. Jego historia to prawdziwa sinusoida – od euforii, kiedy kupił pierwszego busa, po momenty totalnego zwątpienia, gdy utknął w papierach i przepisach. I właśnie dlatego piszę ten tekst. Bo marzenie o byciu własnym szefem na trasie to jedno, a rzeczywistość potrafi dać w kość. Jeśli Ty też na poważnie zastanawiasz się, jak założyć własną firmę transportową, to usiądź wygodnie. Przejdziemy przez to razem, bez zbędnego lukrowania i korporacyjnej gadki. Opowiem ci, na co się przygotować, żebyś nie obudził się z ręką w nocniku.

Zanim wciśniesz gaz do dechy – czy ten biznes jest dla Ciebie?

Zanim zaczniesz przeglądać oferty leasingu i szukać naczep, zatrzymaj się na chwilę. Poważnie. Transport w Polsce to gigant, jeden z największych w Europie. Jest tu miejsce dla wielu, ale konkurencja nie śpi. Wręcz przeciwnie, gryzie po kostkach. Musisz zrozumieć, że ten rynek ciągle się zmienia. Rozwój e-commerce to ogromna szansa, bo paczek do wożenia jest coraz więcej. Ale z drugiej strony masz rosnące ceny paliwa, które potrafią zjeść cały zysk, wieczny problem z brakiem dobrych kierowców i przepisy, które zmieniają się szybciej niż pogoda. To nie jest biznes dla każdego.

Musisz znaleźć swoją niszę. Będziesz wozić bułki do lokalnych sklepów małym busem, czy może od razu celujesz w trasy międzynarodowe z chłodnią? To są dwa kompletnie różne światy. Pamiętam, jak Marek na początku chciał robić wszystko naraz. Brał każde zlecenie, a skończyło się na tym, że prawie zbankrutował, bo logistycznie tego nie ogarniał. Dopiero jak skupił się na transporcie leków, czyli trudnej, ale lepiej płatnej działce, to biznes zaczął się kręcić. Zastanów się, co chcesz robić. To podstawa, żeby wiedzieć, jak założyć własną firmę transportową, która przetrwa pierwszy rok.

Zrób sobie prostą analizę. Co jest twoją mocną stroną? Może masz kontakty w jakiejś branży? A słabe? Może nie masz pojęcia o mechanice i każdy zepsuty wtrysk to będzie dla ciebie czarna magia? Zrozumienie tych ryzyk to fundament, zanim zaczniesz faktycznie działać i szukać kasy na start. Pytanie jak założyć własną firmę transportową to nie tylko kwestia papierów, ale przede wszystkim strategii.

Papierologia, czyli jak przebrnąć przez urzędy

Dobra, załóżmy, że się zdecydowałeś. Teraz czeka cię to, co tygryski lubią najmniej – urzędy. Przygotuj się na maraton. Najprościej na start jest założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Rejestracja w CEIDG jest darmowa i w teorii szybka, ale to dopiero początek. Potem ZUS, urząd skarbowy… głowa może rozboleć. Ważne, żebyś dobrze wybrał kody PKD. Dla transportu drogowego towarów podstawowy to 49.41.Z. Ale jeśli planujesz coś więcej, np. spedycję, to musisz dobrać kolejne kody. To jeden z pierwszych formalnych kroków na drodze do tego, jak założyć własną firmę transportową. Nie zepsuj tego.

Jeśli planujesz większy biznes, może od razu ze wspólnikiem, to pomyśl o spółce, na przykład z o.o. Daje ci to bezpieczeństwo, bo nie odpowiadasz całym swoim prywatnym majątkiem. Ale jest drożej i księgowość jest bardziej skomplikowana. Coś za coś. Niezależnie od formy, musisz zgłosić się do ZUS i skarbówki, żeby zarejestrować się jako płatnik VAT. Bez tego ani rusz w tej branży. Te wszystkie przepisy, to potrafi człowieka dobić na samym początku drogi.

Licencje i certyfikaty: bez tych papierów ani rusz

A teraz gwóźdź programu: licencja na wykonywanie transportu drogowego. Słyszę to pytanie w kółko: „jak założyć firmę transportową bez licencji?”. Odpowiedź jest brutalnie prosta – jeśli chcesz zarobkowo wozić towary pojazdami powyżej 3.5 tony, to się nie da. Koniec, kropka. Co więcej, od niedawna nawet transport międzynarodowy busami o DMC od 2.5 do 3.5 tony wymaga licencji. To efekt słynnego Pakietu Mobilności, który namieszał w całej branży.

Żeby dostać licencję, musisz spełnić kilka warunków. Po pierwsze, dobra reputacja, czyli musisz być niekarany. Po drugie, musisz mieć kasę, a konkretnie udokumentować zdolność finansową. To jest 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy kolejny. Tak, euro. To nie są żarty. Urząd chce mieć pewność, że nie zwiniesz interesu po pierwszym niepowodzeniu. I wreszcie, najważniejsze – Certyfikat Kompetencji Zawodowych. Przynajmniej jedna osoba w firmie musi go mieć. To taki dowód, że znasz się na zarządzaniu transportem. Bez tego dokumentu cały plan na to, jak założyć własną firmę transportową, bierze w łeb.

Skąd wziąć na to wszystko pieniądze? Biznesplan i finansowanie

No właśnie, kasa. Bez niej nie ruszysz. Zanim pójdziesz do banku, usiądź i spisz porządny biznesplan. Nie dla urzędników, ale dla siebie. Policz wszystko: ile kosztuje założenie firmy transportowej do 3.5 tony, ile będzie kosztować paliwo, ubezpieczenia, ZUS, pensja dla kierowcy (nawet jeśli sam nim będziesz). To twoja mapa. Jak nie wiesz, dokąd idziesz, to na pewno tam nie dojdziesz. Jeśli szukasz inspiracji, w sieci znajdziesz niejeden wzór biznesplanu dla małej firmy transportowej.

A skąd wziąć finansowanie? Leasing to często zbawienie na start. Nie musisz od razu wykładać kilkuset tysięcy na ciągnik siodłowy. Płacisz miesięczną ratę i jeździsz. Warto też polować na dofinansowania. Czasem z urzędu pracy można dostać fajny zastrzyk gotówki, zwłaszcza jeśli jesteś bezrobotny. Są też fundusze unijne, ale tu już trzeba się trochę nagimnastykować z wnioskami. Każda pomoc na starcie jest na wagę złota, bo koszty potrafią przytłoczyć każdego, kto myśli jak założyć własną firmę transportową.

Twoje konie pociągowe, czyli jaką flotę wybrać?

Kupić nówkę z salonu czy szukać używanego? Odwieczny dylemat. Nowy pojazd to spokój ducha na jakiś czas, gwarancja i niższe koszty serwisu na początku, ale rata leasingowa potrafi być zabójcza. Używany jest tańszy w zakupie, ale może się okazać skarbonką bez dna. Mój znajomy kupił „igłę” z Niemiec… przez pierwsze pół roku więcej stała w warsztacie niż zarabiała. Morał? Jeśli idziesz w używki, weź ze sobą dobrego mechanika, który prześwietli auto od zderzaka po ostatnią śrubkę. To, jakie pojazdy kupić na początek do firmy transportowej, to jedna z najtrudniejszych decyzji, która zaważy na przyszłości.

Dobry kierowca to skarb. Gdzie go znaleźć?

Możesz mieć najlepszy sprzęt, ale bez dobrego kierowcy daleko nie zajedziesz. A dziś o dobrego kierowcę jest trudniej niż o uczciwego polityka. To nie są już czasy, gdy ludzie walili drzwiami i oknami. Teraz to ty, jako pracodawca, musisz o nich zabiegać. Dobre pieniądze to jedno, ale liczy się też szacunek, ludzkie traktowanie i normalne warunki pracy. Zapomnij o „kreatywnej” księgowości i kombinowaniu z czasem pracy. Tachograf nie kłamie, a kary od Inspekcji Transportu Drogowego są tak wysokie, że mogą położyć małą firmę na łopatki. Pamiętaj o tym, planując, jak założyć własną firmę transportową.

Podatki i ZUS, czyli jak nie wpaść w tarapaty finansowe

Serio, nie próbuj tego ogarniać sam, chyba że jesteś finansowym masochistą. Księgowość w transporcie to wyższa szkoła jazdy. VAT w transakcjach międzynarodowych, delegacje, kilometówki, rozliczanie czasu pracy… Znajdź biuro rachunkowe, które specjalizuje się w tej branży. To będzie jedna z twoich najlepszych inwestycji. A na początku korzystaj z ulg w ZUS-ie, ile się da. „Ulga na start” czy „Mały ZUS Plus” to realna oszczędność, kiedy każdy grosz się liczy.

OCP, czyli Twoja poduszka bezpieczeństwa

Wyobraź sobie taką sytuację: wieziesz towar za pół miliona złotych i masz wypadek. Albo gorzej, towar zostanie skradziony z parkingu. Bez dobrego ubezpieczenia OCPD (Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika Drogowego) jesteś bankrutem. Koniec. Kropka. I nie bierz pierwszej, najtańszej oferty z porównywarki. Dokładnie przeczytaj warunki, sprawdź, co ubezpieczenie obejmuje, a czego nie (tzw. wyłączenia). To nie jest koszt, to jest inwestycja w twój spokojny sen. Bez tego elementu nie ma mowy o tym, jak założyć własną firmę transportową z głową.

Skąd brać zlecenia? Pierwsze kroki na rynku

Masz już firmę, auto i kierowcę. Super. Ale co wozić? Na początku twoim najlepszym przyjacielem będą giełdy transportowe, takie jak Trans.eu czy TimoCom. Jasne, stawki często nie powalają na kolana i trzeba się trochę naszarpać, ale to świetny sposób, żeby złapać pierwsze ładunki, zbudować jakąś historię i zdobyć cenne doświadczenie. To tam najczęściej zaczynają wszyscy, którzy głowią się, jak założyć własną firmę transportową i zdobyć pierwszych klientów. Z czasem, jak już wyrobisz sobie markę i zdobędziesz zaufanie, zaczniesz łapać stałych klientów bezpośrednio. Ale na to potrzeba czasu, cierpliwości i setek dobrze wykonanych zleceń.

Co dalej? Jak nie stać w miejscu

Branża transportowa nie stoi w miejscu. Cały czas coś się dzieje. Telematyka, systemy do zarządzania flotą (TMS), elektroniczne listy przewozowe – to już nie jest science-fiction, to standard. Kto w to nie inwestuje, zostaje w tyle za konkurencją. Musisz też ciągle trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o przepisy. Pakiet Mobilności to najlepszy przykład na to, jak jedna unijna dyrektywa może wywrócić do góry nogami cały model biznesowy. Jeśli chcesz wiedzieć, jak założyć własną firmę transportową i utrzymać ją na powierzchni, musisz się ciągle uczyć.

No to w drogę! Podsumowanie na koniec

Założenie własnej firmy transportowej to prawdziwy rollercoaster. Serio. Będą chwile euforii, kiedy na konto wpadnie pierwsza duża kasa za fracht, i momenty, kiedy będziesz miał ochotę rzucić to wszystko w cholerę, sprzedać ciągnik i wyjechać w Bieszczady. Ale jeśli to naprawdę czujesz, masz w sobie upór i jesteś gotów na naprawdę ciężką pracę, to dasz radę. Mam nadzieję, że ten tekst chociaż trochę Ci rozjaśnił, jak założyć własną firmę transportową. To trudna droga, ale satysfakcja na mecie jest ogromna. Trzymam za Ciebie kciuki i szerokości!