Własna firma na etacie? Moja historia i przewodnik jak to ogarnąć krok po kroku

Pamiętam to uczucie doskonale. Ósma rano, kubek z letnią już kawą w ręku i perspektywa kolejnych ośmiu godzin wpatrywania się w Excela. Kochałem swoją pracę, serio, ale gdzieś z tyłu głowy kiełkowała myśl: „a co, gdyby tak spróbować czegoś swojego?”. Ten pomysł był jednocześnie ekscytujący i przerażający. Rzucić stabilny etat? Wykluczone. Ale może… może da się to połączyć? Tak właśnie zaczęła się moja przygoda, której celem było założenie działalności gospodarczej na etacie. To droga, którą przeszło już wielu Polaków, łącząc bezpieczeństwo pensji z dreszczykiem emocji własnego biznesu. Jeśli czytasz ten tekst, pewnie też masz podobne myśli. I dobrze, bo to pierwszy krok. Ten poradnik to nie tylko sucha instrukcja. To zbiór moich doświadczeń, potknięć i lekcji, które pomogą Ci świadomie przejść przez cały ten proces.

Etat i firma – czy to się w ogóle spina?

Decyzja o łączeniu dwóch światów – korporacyjnego i freelancerskiego – to nie jest coś, co podejmuje się z dnia na dzień. Przynajmniej ja tak miałem. Zanim rzuciłem się na głęboką wodę, musiałem sobie odpowiedzieć na kilka fundamentalnych pytań. Czym w ogóle jest ta słynna jednoosobowa działalność gospodarcza? To po prostu najprostsza forma firmy, w której ty jesteś szefem, pracownikiem i księgową w jednym. Odpowiadasz za wszystko całym swoim majątkiem, co na początku brzmi groźnie, ale daje też pełną swobodę.

Zalety? Och, jest ich mnóstwo. Przede wszystkim dodatkowy dochód. Nagle okazuje się, że twoja pasja do tworzenia stron internetowych czy pieczenia tortów może przynieść realne pieniądze. To niesamowite uczucie niezależności. Poza tym etat działa jak poduszka finansowa. Możesz testować swój pomysł na biznes bez strachu, że jak się nie uda, to zostaniesz z niczym. To był dla mnie kluczowy argument za założeniem działalności gospodarczej na etacie. No i oczywiście niższy ZUS, ale o tym za chwilę.

Ale bądźmy szczerzy, są też minusy. Największy? Czas. A w zasadzie jego permanentny brak. Przygotuj się na wieczory i weekendy spędzone przy pracy. Na początku to ekscytujące, ale łatwo o wypalenie. Kolejna sprawa to potencjalny konflikt interesów z obecnym pracodawcą. To naprawdę grząski grunt.

Musisz zrozumieć, jakie są kluczowe różnice między etatem a własnym biznesem, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.

Papierkologia i pułapki prawne, czyli o czym musisz pamiętać

Zanim zaczniesz wypełniać jakiekolwiek wnioski, musisz odrobić pracę domową w kwestiach prawnych. Pamiętam, jak mój znajomy, grafik, z wielkim entuzjazmem założył firmę. Problem w tym, że zapomniał o jednym małym zapisie w swojej umowie o pracę – o zakazie konkurencji. Skończyło się bardzo nieprzyjemnie, z groźbą kary finansowej i natychmiastowym zwolnieniem. To nauczyło mnie jednego: najpierw czytaj umowę, potem działaj. Zastanów się, Czy muszę informować pracodawcę o założeniu działalności gospodarczej? Prawnie nie, o ile twoja firma nie ma nic wspólnego z branżą, w której pracuje twój pracodawca. Ale z czystej lojalności i dla świętego spokoju, ja bym to zrobił. Transparentność buduje zaufanie. Chyba, że wiesz, że szef może robić problemy… wtedy trzeba się dobrze zastanowić.

Absolutnie kluczowa jest klauzula o zakazie konkurencji. Przeczytaj ją pięć razy. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem. To kilkaset złotych, które może uratować Ci skórę. Pamiętaj, że nawet jeśli nie ma formalnego zakazu, obowiązuje cię lojalność wobec pracodawcy. Robienie fuch dla jego klientów po godzinach to proszenie się o kłopoty. A co ze świadczeniem usług dla obecnego pracodawcy jako firma? Teoretycznie to możliwe, ale urzędy patrzą na to bardzo podejrzliwie. Łatwo mogą uznać to za próbę obejścia prawa pracy. Lepiej unikać takich układów. Bezpieczne założenie działalności gospodarczej na etacie wymaga rozwagi.

Przechodzimy do konkretów: Zakładanie firmy przez internet

Gdy już uporałem się z kwestiami prawnymi, przyszedł czas na formalności. I tu miłe zaskoczenie – dziś Krok po kroku założenie działalności na umowie o pracę jest prostsze niż myślisz, głównie dzięki internetowi. Cały proces zamyka się w jednym miejscu: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. Wszystko załatwisz online, bez wychodzenia z domu, o ile masz Profil Zaufany albo podpis elektroniczny. Wniosek CEIDG-1 to twój klucz do świata biznesu. Wypełniasz go, a system automatycznie informuje ZUS, GUS i urząd skarbowy. Bajka!

Pamiętam, jak siedziałem przed laptopem, wypełniając kolejne rubryki. Nazwa firmy, adres, data startu… i te tajemnicze kody PKD. Musisz wybrać kod, który najlepiej opisuje to, co będziesz robić. Jeden główny i dowolnie dużo dodatkowych. Warto chwilę się nad tym zastanowić. Potem wybór formy opodatkowania – tu na chwilę się zawahałem, ale o tym w następnym rozdziale. Kliknięcie przycisku „Wyślij” było symbolicznym momentem. Poczułem wtedy, że to się dzieje naprawdę. Żadne wielkie koszty, żadne stanie w kolejkach. Samo założenie działalności gospodarczej na etacie okazało się banalnie proste. To jest właśnie jedna z tych rzeczy, gdzie cyfryzacja państwa naprawdę działa.

Ten straszny ZUS… a może wcale nie taki straszny?

Ach, ZUS. Słowo, które u początkujących przedsiębiorców wywołuje dreszcze. Też się go bałem. Jak to, będę płacił podwójne składki? Z etatu i z firmy? To byłoby szaleństwo. Na szczęście rzeczywistość jest o wiele łaskawsza. To jedna z największych zalet, jeśli chodzi o założenie działalności gospodarczej na etacie. Otóż, jeśli na umowie o pracę zarabiasz co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe (a większość osób na pełnym etacie tyle zarabia), to z tytułu swojej nowej firmy płacisz tylko i wyłącznie składkę zdrowotną. Składki społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa) są już pokrywane przez twojego pracodawcę. Co za ulga!

To tak zwany zbieg tytułów do ubezpieczeń. Etat jest tym pierwszym, głównym tytułem, więc zwalnia cię z większości opłat z drugiego, czyli z firmy. A co z ulgami, jak słynna Ulga na start dla JDG na etacie – komu przysługuje? Ona dotyczy składek społecznych, więc jeśli i tak jesteś z nich zwolniony dzięki etatowi, to w zasadzie jej nie odczujesz. Co innego, gdybyś zarabiał na etacie poniżej minimalnej – wtedy te ulgi mają sens. Ale jedno musisz zapamiętać: składka zdrowotna jest nie do uniknięcia. Zawsze. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania, więc to kolejny powód, by dobrze przemyśleć tę decyzję.

Podatki, czyli jak nie oddać fiskusowi za dużo

Wybór formy opodatkowania to była dla mnie najtrudniejsza decyzja. Czułem się jak na egzaminie. Zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt… co wybrać? Tu nie ma jednej dobrej odpowiedzi, wszystko zależy od twojej sytuacji. To jest kluczowy element przy założeniu działalności gospodarczej na etacie.

Zasady ogólne (skala podatkowa) oznaczają, że dochody z firmy sumujesz z dochodami z etatu. Wszystko wpada do jednego worka i płacisz podatek według progów (12% i 32%). Plusem jest to, że możesz korzystać z kwoty wolnej od podatku i rozliczać się z małżonkiem. To dobre rozwiązanie, jeśli twoja firma na początku nie będzie generować wielkich zysków.

Podatek liniowy to stała stawka 19%, niezależnie od tego, ile zarobisz w firmie. Etat rozliczasz osobno. To opcja dla tych, którzy już na etacie wpadają w drugi próg podatkowy i nie chcą, by dochody z firmy jeszcze bardziej podbijały stawkę. Tracisz jednak wtedy ulgi i wspólne rozliczenie. To była opcja, którą ja rozważałem najpoważniej.

Jest jeszcze ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, czyli podatek od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów. Super proste, ale dobre głównie dla usług, gdzie kosztów prawie nie ma. Dobrze przemyślana optymalizacja podatkowa dla pracujących na etacie prowadzących DG to podstawa. Warto też rozważyć kwestię VAT – większość na początku korzysta ze zwolnienia do 200 000 zł obrotu rocznie i to jest najwygodniejsze.

Realne koszty, czyli ile kasy musisz mieć na start i co miesiąc?

Wiele osób pyta, Ile kosztuje prowadzenie działalności gospodarczej na etacie? Odpowiedź brzmi: to zależy. Samo założenie firmy w CEIDG jest darmowe. Potem pojawiają się koszty. Pamiętam, że na początku myślałem tylko o ZUSie. Szybko jednak okazało się, że to nie wszystko.

Stałe koszty to przede wszystkim wspomniana składka zdrowotna ZUS. Do tego dochodzi księgowość. Nawet najtańsze biuro rachunkowe online to wydatek rzędu 100-200 zł miesięcznie. Jeśli potrzebujesz adresu dla firmy, a nie chcesz rejestrować jej w domu, dochodzi koszt wirtualnego biura. Czasem trzeba kupić jakieś oprogramowanie czy licencje. To wszystko składa się na stałą, miesięczną kwotę, którą musisz wygenerować, żeby wyjść na zero.

Koszty zmienne to już inna bajka. Marketing, reklama na Facebooku, materiały do pracy, paliwo na dojazdy do klientów. Tu wszystko zależy od branży. Dobra wiadomość jest taka, że wiele z tych wydatków możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu, co obniży twój podatek dochodowy. Komputer, telefon, internet, nawet część opłat za mieszkanie, jeśli masz w nim biuro. Zbieraj faktury na wszystko, co jest związane z firmą!

Księgowa czy samodzielna walka z papierami?

Na początku, pełen optymizmu, postanowiłem, że księgowość ogarnę sam. W końcu co to za filozofia, parę faktur w miesiącu? Szybko zrozumiałem swój błąd. Zmieniające się przepisy, terminy, deklaracje… To był koszmar. Straciłem na to mnóstwo czasu i nerwów, który mogłem poświęcić na zdobywanie klientów. Po dwóch miesiącach poddałem się i znalazłem biuro rachunkowe online. To była jedna z najlepszych decyzji biznesowych, jakie podjąłem. Oddałem papiery profesjonalistom, a sam mogłem skupić się na tym, co lubię i umiem. Jeśli nie jesteś pasjonatem cyferek i przepisów, nie idź moją drogą. Od razu poszukaj wsparcia. Koszt księgowości to wydatek, który zwraca się w postaci świętego spokoju.

Jak to wszystko ogarnąć i nie zwariować?

Udało się. Założenie działalności gospodarczej na etacie poszło gładko. Masz pierwszych klientów. I wtedy zaczyna się prawdziwa jazda. Jak połączyć osiem godzin w biurze z prowadzeniem własnego biznesu? Zarządzanie czasem staje się twoją supermocą. Albo twoją klątwą. Ustal sobie sztywne ramy. Przykładowo, od 18 do 21 pracujesz nad firmą, a potem masz czas dla siebie. Bez tego szybko się wypalisz. Naucz się mówić „nie”. Nie każdy projekt jest dla ciebie. Nie musisz odpisywać na maila o 23. Budowanie marki, pozyskiwanie klientów, dbanie o social media – to wszystko wymaga czasu i energii. Pamiętaj, żeby w tym wszystkim znaleźć czas na odpoczynek. Twoje zdrowie jest najważniejsze.

Więc… warto czy nie warto?

Czy warto? Po kilku latach prowadzenia firmy, wciąż pracując na część etatu, mogę powiedzieć jedno: tak, cholernie warto. Ale to nie jest droga dla każdego. Wymaga dyscypliny, poświęceń i odporności na stres. To ciągła nauka i wychodzenie ze strefy komfortu. Ale satysfakcja z pierwszego samodzielnie zarobionego tysiąca, zadowolenie klienta, poczucie, że tworzysz coś swojego – to jest bezcenne.

Moja ostateczna rada? Przeanalizuj swoją umowę o pracę. Zrób prosty biznesplan. Policz, ile naprawdę potrzebujesz na życie i jakie koszty będzie generować firma. Porozmawiaj z kimś, kto już to zrobił. I jeśli czujesz, że to jest to – po prostu spróbuj. Dzięki bezpieczeństwu, jakie daje etat, ryzyko jest naprawdę niewielkie. A potencjalne korzyści – ogromne. Udane założenie działalności gospodarczej na etacie to może być Twój bilet do finansowej niezależności i spełnienia zawodowego. Potrzebujesz więcej informacji? Sprawdź oficjalny portal rządowy dla przedsiębiorców na www.biznes.gov.pl.