Pamiętam to jak dziś. Siedziałem przy kuchennym stole, kartka przede mną była pusta, a w głowie kołatało mi się w kółko to samo pytanie: ile kosztuje założenie firmy? To było marzenie, które nosiłem w sobie od lat, ale strach przed finansami był paraliżujący. Internet zasypywał mnie suchymi faktami, tabelkami i paragrafami, a ja chciałem po prostu, po ludzku, wiedzieć, na co mam się przygotować. Chciałem, żeby ktoś mi powiedział, jak to wygląda w praktyce, a nie w teorii. Dzisiaj, po latach, sam jestem po drugiej stronie i chcę się z tobą podzielić moją drogą. Bez lukru, bez korporacyjnej gadki. Po prostu szczera prawda o tym, ile kosztuje założenie firmy w Polsce.

Mój pierwszy biznes, czyli ile tak naprawdę kosztuje JDG?

Większość z nas zaczyna od jednoosobowej działalności gospodarczej. Ja też. Brzmiało najprościej i, co tu dużo mówić, najtaniej. I tu pierwsza dobra wiadomość – odpowiedź na pytanie, czy założenie firmy jest płatne w urzędzie, brzmi: nie! Rejestracja w CEIDG przez stronę Biznes.gov.pl jest całkowicie darmowa. Pamiętam tę ulgę, kiedy zobaczyłem, że przynajmniej ten pierwszy, oficjalny krok nie uszczupli mojego i tak skromnego budżetu. To było małe zwycięstwo. Ale, jak się pewnie domyślasz, to dopiero początek.

Prawdziwe schody zaczynają się przy ZUS-ie. To słowo budzi grozę w każdym początkującym przedsiębiorcy. Na szczęście państwo wyciąga pomocną dłoń. Przez pierwsze 6 miesięcy łapiesz się na „Ulgę na start” i płacisz tylko składkę zdrowotną. To ogromna pomoc, która pozwala złapać oddech. Potem przez kolejne 24 miesiące jest „Mały ZUS”, czyli niższe składki. To naprawdę ratuje skórę, kiedy jeszcze nie masz stałych klientów i każdy grosz się liczy. Dopiero po tym czasie wchodzisz na pełny, „duży” ZUS, który jest już poważnym comiesięcznym obciążeniem. Warto śledzić zmiany w składkach ZUS, bo co roku coś się dzieje. Pytanie, ile kosztuje założenie firmy, często sprowadza się właśnie do tego, jak poradzisz sobie z tymi stałymi opłatami.

Kolejna sprawa to księgowość. Na początku, pełen optymizmu, pomyślałem: „A co to za filozofia, sam to ogarnę!”. Kupiłem program do KPiR za stówkę i… to był błąd. Straciłem masę czasu, nerwów, a i tak nie byłem pewien, czy wszystko robię dobrze. Po dwóch miesiącach poddałem się i znalazłem małe biuro rachunkowe. Kosztowało mnie to wtedy jakieś 150 zł miesięcznie, ale spokój ducha był bezcenny. Dziś wiem, że koszt założenia firmy z biurem rachunkowym to nie wydatek, a inwestycja. Z perspektywy czasu, to była jedna z moich lepszych decyzji biznesowych.

A potem zaczęły się drobiazgi, które sumują się w całkiem pokaźną kwotę. Konto firmowe – na szczęście wiele banków ma darmowe opcje. Pieczątka – kilkadziesiąt złotych. Domena i hosting na prostą stronę – kolejne kilkaset. Używany laptop, biurko z Ikei. To wszystko składa się na odpowiedź, ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. To nie jest jedna kwota, to suma wielu małych decyzji.

Spółka z o.o. – kiedy gra toczy się o wyższą stawkę

Po kilku latach prowadzenia JDG, razem ze wspólnikiem, postanowiliśmy wejść na wyższy poziom i założyć spółkę z o.o. Tutaj pytanie, ile kosztuje założenie firmy, nabiera zupełnie nowego wymiaru. To już nie jest takie proste. Mój kumpel, Maciek, który zakładał swoją spółkę kilka miesięcy wcześniej, przestrzegał mnie przed kosztami notarialnymi. Myślał, że skoro kapitał zakładowy jest minimalny (5000 zł), to taksa będzie symboliczna. Jakież było jego zdziwienie, gdy zobaczył rachunek. Wiedza, ile kosztuje notariusz przy zakładaniu spółki z o.o., jest kluczowa, by uniknąć szoku.

My na szczęście wybraliśmy tańszą i szybszą drogę – rejestrację przez system S24. Tutaj koszty założenia spółki z o.o. przez S24 są znacznie niższe. Opłata sądowa to 250 zł, ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 100 zł. Nie ma kosztów notariusza, bo korzysta się z gotowego wzorca umowy. To spora oszczędność. Oczywiście jest też tradycyjna droga, przez notariusza, gdzie opłaty sądowe są wyższe (500 zł + 100 zł), a do tego dochodzi taksa notarialna i podatek PCC. Wtedy to, ile kosztuje założenie firmy, może podskoczyć o dobry tysiąc złotych, albo i więcej.

A, no i kapitał zakładowy. Te mityczne 5000 zł, które trzeba mieć. Ważne jest to, że tych pieniędzy nie zamrażasz. Po rejestracji spółki możesz je normalnie wydać na firmowe potrzeby – komputer, oprogramowanie czy czynsz za biuro. To nie jest opłata, tylko wkład do własnej firmy.

Największa różnica w kosztach stałych to księgowość. Spółka z o.o. wymaga prowadzenia pełnych ksiąg, a to już zupełnie inna bajka. Ceny usług księgowych dla spółki zaczynają się od 400-500 zł netto miesięcznie i rosną wraz z liczbą dokumentów. To stały, comiesięczny wydatek, który trzeba wkalkulować w swój biznesplan. Całościowe opłaty za założenie działalności gospodarczej w Polsce w formie spółki są po prostu wyższe.

A może coś innego? Kilka słów o spółkach

Oczywiście, świat nie kończy się na JDG i spółce z o.o. Są też spółki cywilne, jawne, partnerskie czy komandytowe. Szczerze? To już wyższa szkoła jazdy, zazwyczaj dla biznesów o specyficznym profilu, np. kancelarii prawnych czy firm z kilkoma wspólnikami o różnym stopniu odpowiedzialności. Koszty są tu jeszcze wyższe, bo niemal zawsze wymagają umowy u notariusza i wpisu do KRS. Przykładowo, pytanie o to, ile kosztuje rejestracja spółki komandytowej, prowadzi do podobnych kwot jak przy spółce z o.o. rejestrowanej tradycyjnie, a często dochodzą do tego jeszcze koszty doradztwa prawnego przy konstruowaniu skomplikowanej umowy. Realistyczna ocena tego, ile kosztuje założenie firmy w takiej formie, wymaga konsultacji z prawnikiem.

Czego nikt Ci nie powie o kosztach na starcie

Są takie koszty, o których nie przeczytasz w oficjalnych poradnikach. Ja nazywam je kosztami ukrytymi, które potrafią boleśnie uderzyć po kieszeni. Największy z nich? Marketing. Myślałem, że na początku wystarczy profil na Facebooku i kilka ulotek. Guzik prawda. Logo od grafika, prosta strona internetowa, wizytówki, może jakaś mała kampania reklamowa na start – to potrafi pochłonąć kilka tysięcy złotych, zanim zarobisz pierwszą złotówkę. To właśnie marketing często decyduje o tym, ile kosztuje założenie firmy, by ta miała w ogóle szansę na sukces.

Druga sprawa to oprogramowanie i sprzęt. Niby masz laptopa, ale może przydałby się drugi monitor? Drukarka? A może potrzebujesz specjalistycznego programu, którego licencja kosztuje fortunę? To są realne wydatki. Do tego dochodzą ubezpieczenia, np. OC działalności, które w niektórych branżach jest obowiązkowe. Warto też pomyśleć o dobrym skalkulowaniu wszystkich kosztów.

I wreszcie kwestia podatków, a konkretnie VAT-u. Zostać VATowcem czy nie? Na początku większość małych firm może skorzystać ze zwolnienia. To upraszcza księgowość i jest często dobrym rozwiązaniem. Analiza, jakie będą koszty początkowe założenia firmy bez VAT, to ważny element planowania. Ale w niektórych sytuacjach bycie VATowcem opłaca się od samego początku. To dylemat, który warto przegadać z księgową. Błędna decyzja może sporo kosztować.

Skąd wziąć na to wszystko pieniądze? Dotacje i ulgi – moje koło ratunkowe

Dobrze, wiesz już mniej więcej, ile kosztuje założenie firmy. Pytanie brzmi: skąd wziąć na to kasę? Ja miałem to szczęście, że byłem zarejestrowany jako bezrobotny i załapałem się na dotację z Urzędu Pracy. Te pieniądze, wtedy kilkanaście tysięcy złotych, spadły mi jak z nieba. Pokryły koszt zakupu sprzętu i dały poduszkę finansową na pierwsze, najtrudniejsze miesiące. Bez nich, nie wiem, czy bym ruszył. To realna pomoc, która znacząco obniża barierę wejścia.

Są też fundusze unijne i różne programy wsparcia dla start-upów. Trzeba trochę poszukać, wypełnić masę papierów, ale gra jest warta świeczki. To może całkowicie zmienić odpowiedź na pytanie, ile kosztuje założenie firmy w 2024 roku, bo zamiast wykładać własne oszczędności, można posiłkować się zewnętrznym finansowaniem. Warto też rozważyć leasing na sprzęt zamiast kupować go za gotówkę.

No i nie zapominajmy o ulgach w ZUS, o których pisałem wcześniej. To realne, comiesięczne oszczędności, które na początku działalności są na wagę złota. Każda zaoszczędzona złotówka to złotówka, którą możesz przeznaczyć na rozwój.

Na koniec kilka słów od serca

Więc, ile kosztuje założenie firmy? Jak widzisz, nie ma jednej odpowiedzi. To zależy od formy prawnej, branży, twoich ambicji i odrobiny szczęścia w pozyskiwaniu funduszy. Dla jednego będzie to symboliczne kilkaset złotych, dla innego kilkadziesiąt tysięcy. Najważniejsze to dobrze to wszystko policzyć, zrobić solidny biznesplan i nie bać się pytać. Ja wiem jedno – mimo stresu, nieprzespanych nocy i ciągłego liczenia pieniędzy, to była najlepsza decyzja w moim życiu. To inwestycja w siebie, w swoją przyszłość i w marzenia. Jeśli dobrze się przygotujesz i zrozumiesz, że pytanie 'ile kosztuje założenie firmy’ to nie jednorazowy wydatek, a początek finansowej podróży, to dasz radę. Trzymam za Ciebie kciuki!