Dlaczego Twój biznes zjada własny ogon? O rodzajach kosztów w firmie słów kilka

Pamiętam jak dziś rozmowę z kumplem, który otworzył małą kawiarnię. Miał świetny produkt, kolejki pod drzwiami, a na koniec miesiąca… ledwo wychodził na zero. „Stary, nie mam pojęcia, gdzie te pieniądze uciekają!” – żalił mi się przy piwie. Brzmi znajomo? To klasyk. Wielu z nas, przedsiębiorców, rzuca się w wir pracy, sprzedaży, marketingu, zapominając o fundamencie, który trzyma to wszystko w kupie: o kosztach. A raczej o ich zrozumieniu. Bo to, że masz wydatki, to oczywiste. Ale czy wiesz, jakie są prawdziwe rodzaje kosztów w firmie i jak wpływają na każdą Twoją decyzję? Ten artykuł to nie jest kolejny suchy wykład z księgowości. To raczej próba uporządkowania tego chaosu, który często gości w naszych firmowych finansach. Zrozumienie tego tematu to pierwszy krok, by Twoja firma przestała zjadać własny ogon, a zaczęła w końcu zarabiać porządne pieniądze. Przejdźmy razem przez te kluczowe rodzaje kosztów w firmie, a obiecuję – spojrzysz na swój biznes zupełnie inaczej.

Koszt to nie to samo co wydatek – pierwsza lekcja przedsiębiorcy

Zacznijmy od czegoś, co wydaje się banalne, a rozwala system niejednemu początkującemu. Wydatek i koszt. Używamy tych słów zamiennie, a w świecie biznesu to dwa różne światy. Pomyśl o tym tak: idziesz do hurtowni i kupujesz 100 kg ziaren kawy do swojej kawiarni. Właśnie dokonałeś WYDATKU. Twoje konto bankowe jest lżejsze o konkretną kwotę. Ale czy to już jest koszt? Nie do końca. Kosztem staje się dopiero ta porcja kawy, którą zmielisz i zaparzysz dla klienta. To jest to „zużycie zasobu w celu osiągnięcia przychodu”, jak to mądrze nazywają księgowi. Czyli wydatek to moment, gdy pieniądz opuszcza portfel. Koszt to moment, gdy coś, co kupiłeś, faktycznie zużywasz do zarabiania.

Czemu to takie ważne? Bo jeśli wrzucisz cały zakup 100 kg kawy w koszty jednego miesiąca, a sprzedasz z tego tylko 10 kg, to Twój wynik finansowy będzie wyglądał tragicznie. A to nieprawda! Właściwe rozróżnienie to podstawa, żeby nie oszukiwać samego siebie. To fundament, na którym opiera się cała księgowość dla JDG i większych firm. Ta wiedza o rodzajach kosztów w firmie to Twoja mapa terenu, bez której błądzisz po omacku. Umożliwia ci to kontrolę, planowanie i podejmowanie decyzji, które mają ręce i nogi. Właściwe poznanie wszystkich rodzajów kosztów w firmie jest po prostu niezbędne dla zdrowia biznesu.

Jak posprzątać w firmowych wydatkach? Zacznijmy od podziału na stałe i zmienne

Dobra, skoro już wiemy, czym jest koszt, czas zrobić porządek w tym całym bałaganie. Bo nie wszystkie koszty są sobie równe. Najważniejszy, absolutnie fundamentalny podział, to ten na koszty stałe i zmienne. Zrozumienie go to jak odblokowanie nowego poziomu w grze zwanej biznesem. To kluczowa klasyfikacja kosztów w firmie, przykłady której zaraz poznasz. Ważne jest, żeby znać wszystkie rodzaje kosztów w firmie.

Koszty stałe: comiesięczny ból głowy, który nie znika

Wyobraź sobie, że jest luty. Prowadzisz budkę z lodami nad morzem. Leje deszcz, wieje wiatr, a jedynymi klientami są mewy. Nie sprzedajesz ani jednego loda. Ale czy to znaczy, że nie masz kosztów? A skąd! Musisz zapłacić czynsz za dzierżawę miejsca, opłacić abonament za terminal, może ratę leasingu za witrynę chłodniczą. I to są właśnie koszty stałe.

To te wszystkie wydatki, które musisz ponosić niezależnie od tego, czy sprzedajesz dużo, mało, czy w ogóle nic. One po prostu są. Zawsze. To stała pensja Twojej księgowej, ubezpieczenie firmy, amortyzacja sprzętu. To ten comiesięczny ból głowy. Nawet jeśli zamkniesz firmę na miesiąc i wyjedziesz na wakacje, one i tak na Ciebie czekają. Dlatego tak ważne jest, żeby były jak najniższe, bo to one najczęściej ciągną firmy na dno, gdy przychodzi kryzys. Te rodzaje kosztów w firmie trzeba mieć pod ścisłą kontrolą.

Koszty zmienne: rosną razem z Twoim sukcesem

A teraz wyobraź sobie, że jest lipiec. Słońce, plaża, tłumy turystów. Sprzedajesz setki lodów dziennie. I nagle rosną Ci inne koszty. Musisz kupować więcej wafli, mleka, owoców do sorbetów. Może zatrudniasz dodatkową osobę na umowę zlecenie i płacisz jej od godziny. To są właśnie koszty zmienne. Są bezpośrednio powiązane z Twoją produkcją lub sprzedażą. Im więcej sprzedajesz, tym są wyższe. Im mniej, tym niższe. Gdy nic nie sprzedajesz, teoretycznie wynoszą zero.

To są te „dobre” koszty, bo oznaczają, że biznes się kręci. Surowce, opakowania, prowizje dla handlowców, koszt dostawy towaru – to wszystko klasyczne przykłady. Znajomość tych dwóch rodzajów kosztów w firmie jest absolutnie krytyczna. To jest ta podstawowa wiedza, która wyjaśnia, jakie są rodzaje kosztów w przedsiębiorstwie.

Po co w ogóle zawracać sobie tym głowę?

Pewnie myślisz, „ok, ale co mi to daje?”. Daje Ci supermoc. Znając różnice między kosztami stałymi a zmiennymi, możesz obliczyć coś, co nazywa się progiem rentowności. To magiczny punkt, w którym Twoje przychody pokrywają wszystkie koszty i zaczynasz wreszcie zarabiać. Wiesz dokładnie, ile lodów musisz sprzedać, żeby wyjść „na swoje”. Możesz podejmować lepsze decyzje. Czy opłaca mi się zrobić promocję i obniżyć cenę o 10%? A może lepiej zainwestować w reklamę? Bez podziału na koszty stałe i zmienne, błądzisz we mgle. Mając te dane, zaczynasz świadomie zarządzać. To nie jest wiedza tajemna, to po prostu arytmetyka, która ratuje budżety. To fundament jeśli chodzi o wszystkie rodzaje kosztów w firmie.

Koszty proste i te bardziej cwane – czyli bezpośrednie i pośrednie

Kolejny ważny filtr, przez który musimy przepuścić nasze firmowe wydatki. Tym razem zastanowimy się, czy dany koszt możemy przypisać do konkretnego produktu, czy raczej jest to koszt „ogólny”, który dotyczy całej firmy. To jest właśnie podział na koszty bezpośrednie i pośrednie w firmie.

Koszty bezpośrednie: widzisz je gołym okiem

Prowadzisz małą stolarnię i robisz dębowe stoły na zamówienie. Koszt dębowych desek, które zużyłeś na konkretny stół? To koszt bezpośredni. Wynagrodzenie stolarza za godziny, które spędził przy pracy nad TYM stołem? Też koszt bezpośredni. Lakier, którym go pomalowałeś? Jak najbardziej.

Koszty bezpośrednie to te, które możesz bez żadnego problemu, jak po sznurku, przypisać do jednego, konkretnego produktu. Gdyby nie zamówienie na ten stół, nie poniósłbyś tych kosztów. Proste, prawda? To chyba najłatwiejsze do zrozumienia rodzaje kosztów w firmie.

Koszty pośrednie: szare eminencje Twojego biznesu

A teraz trudniejsze pytanie. Ile kosztował prąd, który zużyła piła tarczowa podczas cięcia desek na ten jeden, konkretny stół? A ile wynosi koszt wynajmu hali w przeliczeniu na ten jeden stół? A pensja pani Kasi z biura, która wystawiła na niego fakturę? No właśnie. Tu zaczynają się schody.

To są koszty pośrednie. Są absolutnie niezbędne do funkcjonowania firmy, ale nie da się ich w prosty sposób przypisać do jednego produktu. To koszty marketingu, czynsz za warsztat, amortyzacja maszyn, pensja zarządu, koszty telefonu, internetu. One dotyczą całej działalności. To taka firmowa „szara strefa”, którą trzeba jakoś mądrze rozdzielić na poszczególne produkty. Księgowi mają na to swoje sposoby, tzw. klucze alokacji, ale to temat na inną opowieść. Dla nas ważne jest, by wiedzieć, że takie koszty istnieją i mają ogromny wpływ na ostateczną cenę produktu. Ignorowanie ich to prosta droga do sprzedawania ze stratą, nawet o tym nie wiedząc. Bo co z tego, że koszt materiałów na stół to 500 zł, skoro koszty pośrednie „dokładają” do niego drugie tyle? Zrozumienie tego to kluczowy element gdy analizujemy różne rodzaje kosztów w firmie.

Teoretycznie można by wziąć i powiedzieć, że wszystkie koszty dzielimy w księgowości na te prostsze i te trudniejsze do policzenia. To właśnie rozróżnienie na koszty bezpośrednie i pośrednie. Znajomość tych rodzajów kosztów w firmie to absolutna konieczność.

Koszty, o których nie myślisz, a które zjadają Twój zysk

Poza tymi dwoma głównymi podziałami, istnieje jeszcze kilka innych sposobów patrzenia na koszty. Nie będę Cię zanudzał akademickimi definicjami, ale są dwa, o których musisz wiedzieć, bo wpływają na Twoje codzienne decyzje. Poznanie ich uzupełni Twoją wiedzę na temat tego, jakie są rodzaje kosztów w firmie.

Pierwszy to podział na koszty operacyjne i finansowe. Te pierwsze to koszty Twojej codziennej działalności – materiały, pensje, marketing. Czyli koszty operacyjne i pozaoperacyjne w firmie to po prostu te związane z „kręceniem biznesu”. Te drugie, finansowe, to koszty związane z pożyczaniem pieniędzy. Odsetki od kredytu, opłaty za prowadzenie konta, koszty leasingu. Warto je rozdzielać, żeby wiedzieć, ile kosztuje Cię Twoja główna działalność, a ile obsługa długu. Czasem okazuje się, że firma jest super rentowna, ale zjadają ją odsetki od źle dobranego finansowania.

Drugi, jeszcze ciekawszy, to koszt utraconych korzyści. Brzmi skomplikowanie, ale to proste. Wyobraź sobie, że masz 10 000 zł wolnych środków. Możesz je zainwestować w nową maszynę, która zwiększy produkcję o 10%, albo w kampanię reklamową, która może przynieść 20 nowych klientów. Wybierasz maszynę. Potencjalny zysk z kampanii reklamowej, z której zrezygnowałeś, to właśnie Twój koszt utraconych korzyści. Nie ma go w żadnych papierach, ale on istnieje i boli najbardziej, gdy po fakcie okaże się, że podjąłeś złą decyzję. Świadomość istnienia takich kosztów sprawia, że dwa razy zastanowisz się nad każdą inwestycją. Są jeszcze inne rodzaje kosztów zarządczych, ale na początek wystarczy, jeśli opanujesz te podstawowe. To one stanowią 90% wiedzy potrzebnej do świadomego sterowania finansami. Poznanie tych różnych rodzajów kosztów w firmie pozwoli ci na lepsze zarządzanie.

No dobrze, ale po co mi to wszystko? Czyli dlaczego klasyfikacja kosztów ratuje firmy

Wiem, że to wszystko może brzmieć jak czarna magia i niepotrzebne komplikowanie sobie życia. „Przecież liczy się to, co na koncie na koniec miesiąca, prawda?”. No nie do końca. To, co masz na koncie to jedno, a to, czy Twoja firma jest zdrowa i rentowna, to drugie. Rozumienie i umiejętne wykorzystywanie różnych rodzajów kosztów w firmie to nie jest fanaberia księgowych, to absolutna podstawa.

Dzięki temu możesz:

• Prawidłowo wyceniać swoje produkty. Koniec ze strzelaniem cen „na oko”. Znasz wszystkie składowe i wiesz, ile musisz doliczyć, żeby zarobić.
• Podejmować mądre decyzje. Czy opłaca się przyjąć to duże, ale niskomarżowe zlecenie? Czy stać mnie na zatrudnienie nowego pracownika? Znając strukturę kosztów, odpowiesz na te pytania w 5 minut. A może zastanawiasz się nad wynagrodzeniem i tym jak je policzyć? W tym może pomóc kalkulator wynagrodzeń.
• Znajdować oszczędności. Gdy rozłożysz koszty na czynniki pierwsze, nagle widzisz, gdzie pieniądze przeciekają Ci przez palce. Może za dużo płacisz za czynsz? A może jakiś proces produkcyjny jest nieefektywny? To się samo nie pokaże w ogólnej kwocie wydatków.
• Lepiej planować i budżetować. Koniec z zaskoczeniem na koniec miesiąca. Możesz z dużą dozą pewności przewidzieć, jakie będziesz miał koszty przy określonym poziomie sprzedaży.

Krótko mówiąc, ignorowanie podziału kosztów to jak prowadzenie samochodu z zasłoniętymi oczami. Może przez chwilę się uda, ale prędzej czy później wylądujesz w rowie. Świadomość i analiza finansowa, w tym dokładne przyglądanie się jakie są rodzaje kosztów w firmie, to Twoja najlepsza polisa ubezpieczeniowa. To jest właśnie to, co odróżnia biznes, który przetrwa lata, od sezonowego zrywu, który gaśnie po pierwszym kryzysie. To jest znaczenie rodzajów kosztów dla analizy finansowej w pigułce. Kompleksowa analiza rodzajów kosztów w firmie jest kluczem do sukcesu.

Zacznij działać, zanim koszty zjedzą Twój biznes

Przebrnęliśmy przez ten, wydawałoby się, nudny temat. Ale mam nadzieję, że teraz widzisz to inaczej. Że pod tymi wszystkimi definicjami kryje się potężne narzędzie, które może odmienić losy Twojej firmy. To nie jest wiedza zarezerwowana dla dyrektorów finansowych w korporacjach. To absolutna podstawa dla każdego, kto prowadzi jakikolwiek biznes – czy to jednoosobową działalność, czy małą manufakturę. Zrozumienie tego jakie są rodzaje kosztów w firmie jest po prostu niezbędne.

Nie odkładaj tego na później. Usiądź jeszcze dziś wieczorem ze swoimi fakturami i spróbuj podzielić je na te cztery podstawowe grupy: stałe, zmienne, bezpośrednie i pośrednie. Narysuj to na kartce, zrób tabelkę w Excelu. Gwarantuję Ci, że to ćwiczenie otworzy Ci oczy. Zobaczysz swój biznes w zupełnie nowym świetle. To pierwszy, najważniejszy krok do odzyskania kontroli. Pamiętaj, że zyski nie biorą się tylko ze zwiększania sprzedaży. Bardzo często biorą się z mądrego zarządzania tym, co już masz. Analiza tego jakie są rodzaje kosztów w firmie jest tu kluczowa.

To ciągła praca, proces, który nigdy się nie kończy. Ale im lepiej zrozumiesz wszystkie rodzaje kosztów w firmie, tym pewniej będziesz się czuł za jej sterami. I tym rzadziej będziesz zadawał sobie pytanie, które na początku zadał mój kumpel: „gdzie, do cholery, podziały się moje pieniądze?”. Bo będziesz doskonale wiedział. A wiedza to w biznesie najcenniejsza waluta. Analizowanie rodzajów kosztów w firmie to po prostu konieczność.