Kiedy trzeba założyć firmę? Moja historia i wszystko, co musisz wiedzieć

Pamiętam to jak dziś. Sprzedawałam pierwsze ręcznie robione bransoletki na Instagramie. Na początku to była czysta zabawa, kilka zamówień w tygodniu od znajomych. Ale potem ruszyła lawina. Zamówienia zaczęły spływać od obcych ludzi, a ja z ekscytacją pakowałam kolejne paczki, pracując do późna w nocy. Radość mieszała się z rosnącą paniką. Wpływy na konto rosły, a w mojej głowie kołatało się jedno, paraliżujące pytanie: od jakiego dochodu trzeba założyć firmę? Czy ja już łamię prawo? Ten chaos i strach przed urzędem skarbowym to coś, co zna chyba każdy, kto zaczynał trochę na wariackich papierach. Ten artykuł to taka mapa, którą sama chciałabym wtedy dostać. Pokażę ci, bez nudnego urzędniczego żargonu, kiedy trzeba założyć firmę i jak to zrobić bezboleśnie.

Start na luzie, czyli Działalność Nierejestrowana

Kiedy wpadłam w tę spiralę pytań, ktoś mądry rzucił hasło: działalność nierejestrowana. To było jak objawienie! Okazało się, że istnieje legalna furtka, żeby prowadzić mały biznes bez tych wszystkich formalności, CEIDG, ZUS-ów i innych strasznych skrótów. To idealna opcja, jeśli testujesz pomysł, dorabiasz po godzinach, albo tak jak ja – sprzedajesz swoje rękodzieło. Pozwala legalnie zarabiać i zobaczyć, czy to w ogóle ma sens, zanim podejmiesz decyzję, kiedy trzeba założyć firmę na serio.

Najważniejsza zasada to pilnowanie limitu. W 2024 roku miesięczny przychód z takiej działalności nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto. To są właśnie te słynne limity zarobkowe bez rejestracji firmy 2024. Dopóki mieścisz się w tej kwocie, możesz spać spokojnie. Pamiętaj tylko, że liczy się przychód NALEŻNY – czyli kasa, która ci się należy za sprzedany towar lub usługę w danym miesiącu, nawet jeśli klient zapłaci ci dopiero w następnym.

Co mi to dało? Przede wszystkim święty spokój. Zero składek ZUS, zero biegania po urzędach. Wystarczyło, że zaczęłam prowadzić prosty zeszyt, w którym zapisywałam każdą sprzedaż. To wszystko. Całą energię mogłam skupić na tworzeniu, a nie na biurokracji. To genialne rozwiązanie, żeby sprawdzić, czy twój pomysł na biznes wypali, zanim na dobre zaczniesz się zastanawiać, kiedy trzeba założyć firmę.

Oczywiście, to nie jest rozwiązanie idealne. Ten limit przychodów potrafi być demotywujący, kiedy biznes zaczyna się kręcić. No i nie masz z tego tytułu ubezpieczeń społecznych, więc o chorobowym czy składkach na emeryturę możesz zapomnieć. Niektórzy więksi klienci też mogą kręcić nosem, bo wolą faktury VAT. Ale na start? Coś wspaniałego.

Ten moment, gdy hobby staje się biznesem

I wtedy przyszedł ten czerwiec. Zbliżał się sezon festiwalowy, a zamówienia na moje bransoletki poszybowały w kosmos. Z przerażeniem patrzyłam na rosnącą kwotę w moim zeszycie. Limit niebezpiecznie się zbliżał. To był właśnie ten moment, kiedy działalność nierejestrowana staje się firmą. Gdy w danym miesiącu twój przychód przekroczy te 75% płacy minimalnej, masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Koniec zabawy, zaczyna się prawdziwy biznes. To jest ta chwila, kiedy trzeba założyć firmę, bez dyskusji.

Są też sytuacje, w których nie ma zmiłuj i nie ma co pytać, kiedy trzeba założyć firmę, bo odpowiedź brzmi: od razu. W jakich przypadkach założenie firmy jest obowiązkowe od samego początku? Na przykład, jeśli chcesz sprzedawać alkohol, świadczyć usługi ochroniarskie albo zająć się transportem osób. Takie działalności wymagają specjalnych koncesji lub zezwoleń i nie da się ich prowadzić „na próbę”. Podobnie jest z niektórymi zawodami, jak księgowy, prawnik czy architekt. Jeśli działasz w ramach spółki cywilnej, również musicie się zarejestrować od pierwszego dnia. To ważne, żeby sprawdzić, czy twoja branża nie ma takich specjalnych wymogów.

A co z tymi najczęstszymi dylematami? No właśnie.

Często słyszę pytanie: czy trzeba zakładać firmę do sprzedaży online? To zależy. Jeśli sprzedajesz swoje stare ciuchy na Vinted, żeby zrobić miejsce w szafie, to jest to sprzedaż prywatna i nikt się nie będzie czepiał. Ale jeśli, tak jak moja znajoma, zaczynasz regularnie sprowadzać towar z zagranicy i sprzedawać go z zyskiem na Allegro czy własnym sklepie, to już jest działalność gospodarcza. Zwłaszcza, gdy twoje przychody rosną. Wtedy odpowiedź na pytanie „kiedy trzeba założyć firmę” staje się bolesnie oczywista.

Podobnie z korepetycjami. Sporadyczna pomoc synowi sąsiadki z matmy to jedno. Ale jeśli ogłaszasz się w internecie, masz stały grafik, kilku uczniów i robisz to regularnie co miesiąc, to twoje działania mają charakter zorganizowany i ciągły. Wtedy pytanie, czy korepetycje wymagają założenia firmy, ma tylko jedną odpowiedź – tak, zwłaszcza po przekroczeniu limitu dochodu dla działalności nierejestrowanej.

Formalności krok po kroku, czyli jak nie utonąć w papierach

No dobra, stało się. Limit pękł, decyzja zapadła. Stajesz przed zadaniem, kiedy trzeba założyć firmę i zrobić to tu i teraz. Głęboki wdech, to nie jest tak straszne, jak się wydaje. Najprościej zrobić to przez internet, na stronie biznes.gov.pl. Wypełniasz jeden wniosek, CEIDG-1, i gotowe. Serio, da się to ogarnąć w jedno popołudnie przy kawie. Cały proces rejestracji JDG online krok po kroku jest naprawdę intuicyjny. A co najważniejsze, jest darmowy.

Największą zagwozdką na początku są kody PKD. To takie numerki, które opisują, czym twoja firma będzie się zajmować. Na początku to czarna magia, czułam się, jakbym próbowała rozkodować Enigmę. Ale warto poświęcić chwilę, żeby wybrać te właściwe, bo od nich mogą zależeć np. dostępne formy opodatkowania. Wybierasz jeden główny kod i możesz dopisać tyle dodatkowych, ile chcesz.

Potem czeka cię wybór formy opodatkowania, co brzmi groźnie, ale sprowadza się do kilku opcji. Możesz wybrać zasady ogólne (płacisz podatek 12% lub 32% od dochodu, czyli przychodu minus koszty), podatek liniowy (zawsze 19% od dochodu) albo ryczałt (płacisz niższy podatek, ale od całego przychodu, bez odliczania kosztów). Wybór zależy od tego, jakie masz koszty i jakie planujesz przychody. To kluczowa decyzja, bo wpływa na koszty prowadzenia działalności gospodarczej i to, ile pieniędzy zostanie ci w kieszeni.

Rejestracja do VAT to kolejna rzecz. Na początku większość małych firm korzysta ze zwolnienia (do 200 000 zł obrotu rocznie). Bycie „vatowcem” może się jednak opłacać, jeśli twoi klienci to głównie inne firmy. Zastanowienie się, kiedy rejestrować jednoosobową działalność gospodarczą, to jedno, ale te wszystkie podatkowe detale to drugie. Nie bój się o to pytać.

Gdy już twój wpis w CEIDG będzie aktywny, zostaje kilka ostatnich kroków. Musisz w ciągu 7 dni zgłosić się do ZUS. Warto też założyć oddzielne konto firmowe, żeby nie mieszać prywatnych pieniędzy z firmowymi. W niektórych branżach konieczna będzie kasa fiskalna. I oczywiście prowadzenie księgowości – na początku można próbować samemu, ale zlecenie tego biuru rachunkowemu to często najlepsza inwestycja w święty spokój.

Ciemna strona mocy, czyli co jeśli tego nie zrobisz?

A co, jeśli pomyślisz sobie „a, jakoś to będzie” i zignorujesz moment, kiedy trzeba założyć firmę? Nie polecam. To prosta droga do kłopotów. Prowadzenie biznesu na czarno to przestępstwo skarbowe. Wyobrażasz sobie list z urzędu skarbowego i wezwanie do złożenia wyjaśnień? Zimny pot na plecach, co nie? Właśnie.

Ignorowanie obowiązku rejestracji to proszenie się o kłopoty. Jakie konsekwencje za brak rejestracji firmy mogą cię spotkać? Po pierwsze, ogromne kary finansowe. Będziesz musiał zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami, a te rosną bardzo szybko. Co gorsza, urząd naliczy ci podatek od całego przychodu, bo nie będziesz miał jak udowodnić poniesionych kosztów. Do tego dochodzą grzywny. Po drugie, tracisz prawo do jakichkolwiek świadczeń – zapomnij o L4 czy urlopie macierzyńskim. Pracujesz na czarno, więc dla systemu nie istniejesz.

Myślisz, że nikt się nie dowie? Błąd. Fiskus ma coraz lepsze narzędzia. Banki mają obowiązek informować o podejrzanych, regularnych wpływach na konto prywatne. Wystarczy też jeden „życzliwy” mail od niezadowolonego klienta albo zazdrosnej konkurencji. Portale sprzedażowe typu Allegro też są monitorowane. Naprawdę nie warto ryzykować dla kilku miesięcy bez ZUS-u. Świadomość tego, kiedy trzeba założyć firmę, to nie tylko obowiązek, ale też ochrona dla ciebie.

No to jak, zakładać czy nie zakładać?

Jeśli myślisz o zmianie pracy lub wejściu w nowoczesną, dobrze płatną profesję, rozważ kurs CNC, który w praktyczny sposób daje konkretne umiejętności cenione na rynku. Takie kwalifikacje zwiększają możliwości rozwoju — od mocniejszej pozycji na etacie po rejestrację własnej JDG w usługach obróbki skrawaniem.

Podsumujmy to wszystko na spokojnie. Odpowiedź na pytanie, kiedy trzeba założyć firmę, jest tak naprawdę prosta. Zrób to wtedy, gdy twoja działalność przestaje być dorywczą zabawą, a staje się regularnym źródłem dochodu, które przekracza limit działalności nierejestrowanej. Zrób to, gdy chcesz się rozwijać, inwestować, zatrudniać ludzi i budować prawdziwą, wiarygodną markę. To znak, że odniosłeś sukces, a nie powód do paniki.

Ten pierwszy krok bywa stresujący, ale daje niesamowitą wolność i poczucie sprawczości. Dzisiaj, z perspektywy czasu, powiem jedno: ten strach na początku był duży, ale satysfakcja z prowadzenia własnej, legalnej firmy jest jeszcze większa.

A jakby co, nie jesteś z tym sam/a. Jest wiele miejsc, gdzie można szukać pomocy:

• Strona biznes.gov.pl (CEIDG) to kopalnia wiedzy o samej rejestracji.
• ZUS ma infolinię i doradców, którzy pomogą z ubezpieczeniami.
• Krajowa Informacja Skarbowa na podatki.gov.pl odpowie na twoje pytania o podatki.
• Dobre biuro rachunkowe to twój najlepszy przyjaciel na początku tej drogi.

Mam nadzieję, że ten przewodnik rozwiał twoje wątpliwości i teraz już wiesz, kiedy trzeba założyć firmę i że nie taki diabeł straszny, jak go malują.