Jak uzyskać numer REGON? Mój kompletny przewodnik po biurokracji

Pamiętam ten dzień jak dziś. Wniosek CEIDG-1 złożony online, chwila ekscytacji, że wreszcie jestem „na swoim”. A potem przyszła proza życia: NIP, VAT, ZUS i ten tajemniczy REGON. Co to w ogóle jest? Po co mi to? Ganiałem po forach internetowych, próbując to wszystko poskładać do kupy. Głównym pytaniem, które chyba najczęściej wpisywałem w Google, było: kto nadaje numer REGON? Czułem się zagubiony w gąszczu przepisów. Dzisiaj, bogatszy o te, nie zawsze łatwe, doświadczenia, chcę ci oszczędzić tego stresu. Ten artykuł to esencja wiedzy, która pomoże ci zrozumieć, o co w tym wszystkim chodzi i jaka instytucja wydaje numer REGON. Jeśli dopiero zastanawiasz się, jak założyć firmę w Polsce, ten tekst jest dla Ciebie absolutnym musem. Przejdziemy przez to razem, krok po kroku, a kwestia, kto nadaje numer REGON, przestanie być czarną magią.

REGON – Co to w ogóle jest i po co ci to?

Na początek prosto z mostu: REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) to taki statystyczny dowód osobisty twojej firmy. Unikalny, dziewięciocyfrowy numer, który dostajesz na zawsze. Pamiętam, że na początku myliłem go z NIP-em, co jest chyba klasycznym błędem nowicjusza. Różnica jest jednak kluczowa. NIP jest dla skarbówki, do rozliczania podatków. A REGON? REGON jest dla Głównego Urzędu Statystycznego, czyli GUS. To oni zbierają dane o wszystkich firmach w Polsce, żeby wiedzieć, jak nasza gospodarka wygląda. Zatem odpowiedź na pytanie, kto nadaje numer REGON, jest jedna i niezmienna: zawsze GUS.

To ważna informacja, bo ten numer będzie ci potrzebny w kontaktach z urzędami, przy zakładaniu konta bankowego, a czasem nawet w relacjach z kontrahentami. To podstawowy identyfikator, który potwierdza, że twoja firma istnieje legalnie. Dlatego zrozumienie, kto przydziela numer REGON, jest tak fundamentalne dla każdego przedsiębiorcy.

Kto właściwie musi mieć ten numer?

Krótka odpowiedź: praktycznie każdy, kto prowadzi jakąkolwiek działalność. To nie jest przywilej dla wielkich korporacji. Niezależnie czy jesteś freelancerem na jednoosobowej działalności, czy z kumplami otwierasz spółkę z o.o., REGON cię nie ominie.

Obowiązek posiadania numeru REGON dotyczy więc:

• Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (JDG), w tym wspólników spółek cywilnych. To najpopularniejsza forma i tutaj REGON dla osoby fizycznej prowadzącej działalność jest nadawany z automatu.
• Wszystkich spółek handlowych, od spółek z o.o. po akcyjne, które są wpisane do KRS.
• Fundacji, stowarzyszeń, spółdzielni – one też są podmiotami gospodarki narodowej.
• Nawet poszczególnych oddziałów czy filii twojej firmy.

Tak naprawdę, jeśli myślisz o zarabianiu pieniędzy w sposób zorganizowany, musisz mieć REGON. Zawsze to GUS jest instytucją, kto nadaje numer REGON, niezależnie od formy prawnej twojego przedsięwzięcia. Więc nie ma co kombinować, trzeba się z tym zmierzyć.

No dobrze, ale w końcu: kto nadaje numer REGON?

Dochodzimy do sedna. Jak już wspomniałem, jedyną instytucją uprawnioną do tego jest Główny Urząd Statystyczny. Zatem, czy GUS nadaje numer REGON bezpośrednio? I tak, i nie. To jest właśnie ta część, która wprowadza najwięcej zamieszania. GUS to taki wielki reżyser, a CEIDG i KRS to jego asystenci, którzy załatwiają za niego większość roboty. Ty, jako przedsiębiorca, rzadko kiedy kontaktujesz się bezpośrednio z GUS-em. Składasz wniosek w jednym miejscu, a systemy informatyczne same przekazują dane dalej.

To sprawia, że kwestia, kto nadaje numer REGON, nie zawsze jest widoczna na pierwszy rzut oka. Ale w tle, to zawsze GUS przetwarza twoje dane i przypisuje ci ten unikalny numer. To ważne, żeby rozumieć ten mechanizm, bo dzięki temu wiesz, gdzie szukać informacji, gdyby coś poszło nie tak. Ale nie martw się, zazwyczaj idzie gładko. Podsumowując, chociaż proces jest zautomatyzowany, odpowiedź na pytanie, kto nadaje numer REGON, jest niezmienna: Główny Urząd Statystyczny.

REGON dla JDG, czyli ścieżka dla solopreneura

Jeśli startujesz z jednoosobową działalnością gospodarczą (tak jak ja na początku), mam dla ciebie dobrą wiadomość: proces jest banalnie prosty. Serio. Wszystko załatwiasz jednym wnioskiem, słynnym CEIDG-1. Składasz go online i ten jeden dokument jest jednocześnie wnioskiem o:

1. Wpis do ewidencji przedsiębiorców (CEIDG).
2. Nadanie numeru NIP (jeśli go jeszcze nie masz).
3. Nadanie numeru REGON.
4. Zgłoszenie do ZUS/KRUS jako płatnik składek.

Cała magia polega na tym, że po wypełnieniu wniosku CEIDG-1, system automatycznie wysyła twoje dane do GUS. I to wszystko. Nie musisz nigdzie dzwonić ani pisać dodatkowych pism. Dlatego jeśli zastanawiasz się, gdzie złożyć wniosek o REGON, w przypadku JDG odpowiedź brzmi: w CEIDG. A kto nadaje numer REGON? Oczywiście GUS, który dostaje sygnał z CEIDG. U mnie to trwało chyba 3 dni robocze, ale słyszałem, że czasem schodzi do tygodnia, więc warto dać sobie mały zapas czasu. A, i pamiętaj przy wypełnianiu wniosku, żeby dobrze przemyśleć jak wybrać nazwę firmy, bo to zostanie na dłużej!

REGON dla spółek – trochę wolniej, ale też się da

Zakładasz spółkę z o.o., jawną czy komandytową? Tutaj droga jest odrobinę inna. Pierwszym i najważniejszym krokiem jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Dopóki nie ma wpisu w KRS, twoja spółka formalnie nie istnieje.

Po tym, jak sąd zarejestruje twoją spółkę, dzieje się podobna magia jak przy CEIDG. Sąd wysyła dane prosto do GUS, a także do urzędu skarbowego. Czyli znowu, nie musisz składać osobnego wniosku. To KRS informuje instytucje o nowym podmiocie. Mój znajomy, który zakładał spółkę, czekał na wpis do KRS prawie dwa tygodnie, a REGON pojawił się w systemie kilka dni później. Trzeba się więc uzbroić w trochę więcej cierpliwości niż przy JDG. Ale zasada pozostaje ta sama – to GUS jest organem, kto nadaje numer REGON, na podstawie danych z KRS. Warto mieć na uwadze, że dobrze przemyślane pomysły na biznes to jedno, a formalności to drugie – i trzeba przez nie przejść.

REGON na co dzień – jak go sprawdzić i co z aktualizacjami?

Masz już swój numer. Super! Ale co dalej? Warto wiedzieć, jak z niego korzystać. Najprostszym sposobem, żeby sprawdzić dane dowolnej firmy (swojej lub kontrahenta), jest oficjalna wyszukiwarka GUS. Wpisujesz NIP, KRS albo sam REGON i wyskakują ci wszystkie publiczne dane. Robiłem to setki razy, sprawdzając, czy firma, z którą mam zamiar współpracować, na pewno istnieje i nie jest zawieszona.

A co jeśli zmieniasz adres firmy, nazwisko albo rozszerzasz działalność o nowe kody PKD? Masz obowiązek to zaktualizować. Dla JDG znowu sprawa jest prosta – składasz wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, a dane automatycznie lecą do GUS. Masz na to 7 dni od dnia zmiany. W przypadku spółek z KRS, każda zmiana musi być zgłoszona do sądu, a dopiero potem informacja trafia do GUS. Pamiętaj o tym, bo nieaktualne dane mogą narobić ci kłopotów. To w końcu te dane statystyczne pozwalają oszacować, ile zarabia przedsiębiorca w Polsce. Gdy myślałem o rozwoju i chciałem dowiedzieć się więcej o zatrudnieniu członka rodziny w firmie, musiałem najpierw upewnić się, że wszystkie moje dane w rejestrach są aktualne. Wiedz, że to wciąż GUS jest tym, kto nadaje numer REGON i zarządza tymi danymi.

Najczęstsze pytania o REGON (i szczere odpowiedzi)

Zebrałem tutaj kilka pytań, które sam sobie zadawałem albo które często pojawiają się na grupach dla przedsiębiorców. Odpowiedzi są proste i bez urzędniczego żargonu.

Czy numer REGON dostaję raz na całe życie?

Tak. Twój numer REGON jest unikalny i przypisany do ciebie (w przypadku JDG) lub do twojej firmy (w przypadku spółki) na zawsze. Nawet jeśli zamkniesz firmę, a po latach otworzysz nową, numer pozostanie ten sam w archiwach. Nie jest poddawany recyklingowi.

Co się dzieje z REGON-em, gdy zawieszę lub zamknę firmę?

Po zawieszeniu działalności, numer pozostaje aktywny, ale w systemie GUS zmienia mu się status na „zawieszony”. Jeśli całkowicie zamkniesz firmę, numer staje się historyczny. Nadal można go znaleźć w wyszukiwarce, ale z adnotacją o zakończeniu działalności. Ostatecznie to, kto nadaje numer REGON, jest też odpowiedzialny za jego archiwizację.

Czy można mieć więcej niż jeden REGON?

Generalnie jeden podmiot ma jeden numer REGON. Ale jeśli twoja firma ma oddziały w różnych lokalizacjach, to każda taka jednostka lokalna może dostać swój własny, dodatkowy numer REGON. Główny podmiot ma numer 9-cyfrowy, a jego oddziały 14-cyfrowy, gdzie pierwsze dziewięć cyfr to REGON firmy-matki. Zawsze to ten sam organ, kto przydziela numer REGON również dla oddziałów. Kto nadaje numer REGON w takiej sytuacji? Nadal GUS.

Czy za nadanie numeru REGON trzeba płacić?

Absolutnie nie! Cały proces nadawania i rejestracji numeru REGON jest całkowicie bezpłatny. Jeśli ktoś próbuje pobrać od ciebie za to opłatę, to na 100% jest to próba oszustwa. Uważaj na takie firmy. A jeśli masz wątpliwości dotyczące podatków, zawsze możesz skorzystać z narzędzi takich jak kalkulator podatku dochodowego, aby wszystko sobie poukładać.

Mam nadzieję, że ten przewodnik rozwiał twoje wątpliwości i teraz już wiesz, kto nadaje numer REGON i jak cała ta procedura wygląda w praktyce. To naprawdę nie jest takie straszne, jak się wydaje na początku. Trzymam kciuki za twój biznes!