Jak ugryźć temat samochodu prywatnego w firmie? Moje boje i porady

Pamiętam ten moment jak dziś. Świeżo upieczona działalność, pierwszy wyjazd do klienta moim starym, wiernym Oplem. Zajeżdżam na stację, tankuję do pełna, biorę fakturę i… staję jak wryty. Co ja mam z tym teraz zrobić? Mogę to wrzucić w koszty? A jeśli tak, to ile? Całość? Połowę? A ten VAT? Głowa pękała mi od pytań, a internet zalewał mnie sprzecznymi informacjami. Czułem się zagubiony.

Jeśli masz podobne dylematy i głowisz się, jak rozliczyć samochód prywatny w firmie, to ten tekst jest dla Ciebie. Przeszedłem tę drogę, popełniłem kilka błędów i nauczyłem się paru sztuczek. Chcę się tym z Tobą podzielić, tak po ludzku, bez urzędniczego żargonu. Bo prawda jest taka, że wykorzystanie prywatnego auta w biznesie to norma dla tysięcy małych przedsiębiorców, ale przepisy potrafią namieszać w głowie. Usiądź wygodnie, zrób sobie kawę, a ja opowiem Ci, jak to wszystko ogarnąć, żeby spać spokojnie.

No dobra, to od czego zacząć? Kluczowa zasada 20%

Zacznijmy od najważniejszego. Jeśli używasz swojego prywatnego auta do celów firmowych, ale nie wprowadziłeś go do ewidencji środków trwałych, to dla urzędu skarbowego jesteś użytkownikiem „mieszanym”. To znaczy, że jeździsz i do klienta, i po bułki do sklepu. I tu wchodzi magiczna zasada: do kosztów uzyskania przychodu (KUP) możesz zaliczyć tylko 20% poniesionych wydatków eksploatacyjnych. Tak, tylko 20%.

Pamiętam swoje rozczarowanie, kiedy to do mnie dotarło. Wydałem 300 zł na paliwo, a w koszty mogłem wrzucić zaledwie 60 zł. Trochę boli, co? Ale jest też dobra wiadomość. Od 2019 roku, żeby skorzystać z tego limitu, nie musisz prowadzić tej koszmarnej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówki, dla celów podatku dochodowego. Kto pamięta stare czasy i spisywanie każdej trasy, ten wie, jaka to ulga. W każdym bądź razie, to spore uproszczenie, które oszczędza masę czasu. A więc reguła jest prosta, używasz samochód prywatny w firmie, to rozliczasz 20% wydatków, bez zbędnej papierologii. To podstawowa wiedza na temat tego, jak rozliczyć samochód prywatny w firmie jednoosobowej.

Co konkretnie mogę wrzucić w koszty? Paliwo, myjnia i co jeszcze?

Okej, wiemy już o limicie 20%. Ale co dokładnie kryje się pod pojęciem „wydatki eksploatacyjne”? Lista jest na szczęście całkiem długa. Pomyśl o wszystkim, co wiąże się z utrzymaniem auta w ruchu. Przede wszystkim paliwo – to oczywiste. Ale to dopiero początek.

Do kosztów zaliczysz też serwis i naprawy, przeglądy techniczne, zakup części zamiennych, płynów, olejów, a nawet opon. Jedziesz na myjnię? Super, faktura też się liczy. Opłaty za parkingi czy autostrady podczas podróży służbowej? Jak najbardziej. Ja byłem zaskoczony, że nawet zakup dywaników czy kosmetyków samochodowych można pod to podciągnąć, o ile masz na to fakturę. Wszystkie te wydatki sumujesz i od tej sumy liczysz 20%, które wpisujesz w koszty. To jest właśnie Twój samochód prywatny w firmie koszty uzyskania przychodu w praktyce. A co z ubezpieczeniem? Też! Pytanie, czy można wrzucić ubezpieczenie samochodu prywatnego w koszty firmy, jest jednym z częstszych. Odpowiedź brzmi: tak, polisy OC, AC czy NNW również podlegają limitowi 20%. Pamiętaj tylko, by zbierać faktury na firmę. To naprawdę, naprawdę ważne. Jeśli chcesz to wszystko sobie poukładać, sprawdź jakiś kalkulator kosztów firmy, który pomoże ci to oszacować.

VAT – czyli jak odzyskać połowę, a kiedy można całość? Historia o moim koledze

Tutaj sprawy się trochę komplikują, bo VAT żyje własnym życiem, niezależnie od podatku dochodowego. Standardowa zasada dla użytku mieszanego (prywatno-służbowego) mówi, że możesz odliczyć 50% podatku VAT od wszystkich wydatków eksploatacyjnych. Czyli od paliwa, napraw, części – od wszystkiego, od czego jest naliczony VAT. Co ważne, te 50% VAT, których nie odliczyłeś, możesz dorzucić do kwoty netto wydatku i od tej powiększonej sumy liczyć te 20% kosztu uzyskania przychodu. Brzmi skomplikowanie, ale w praktyce programy księgowe robią to za nas.

A co z odliczeniem 100% VAT? Cóż, teoretycznie jest to możliwe, ale w praktyce to droga przez mękę. Mój znajomy, nazwijmy go Marek, uparł się kiedyś na to rozwiązanie dla swojego samochodu prywatnego w firmie. Musiał zgłosić auto do urzędu na druczku VAT-26, stworzyć regulamin użytkowania i prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT. Po miesiącu zapisywania każdej, nawet najmniejszej trasy, z adresem, celem, stanem licznika, miał serdecznie dość. Dał sobie spokój, gdy uświadomił sobie, że żeby udowodnić 100% użytek firmowy, nie mógłby tym autem nawet podjechać w niedzielę do rodziny. Czasem święty spokój i odliczenie 50% VAT są warte więcej. To kluczowa kwestia w temacie 'samochód prywatny w firmie a odliczenie VAT’. Więcej ogólnych informacji znajdziesz na stronie Urzędu Skarbowego.

Czy mój prywatny samochód może się amortyzować? Krótka odpowiedź

Nie. I tyle. Koniec tematu.

A tak na poważnie, amortyzacji podlegają tylko środki trwałe firmy. Twój samochód prywatny w firmie, jak sama nazwa wskazuje, jest prywatny. Nie jest własnością firmy, nie został wprowadzony do jej majątku. To trochę tak, jakbyś wynajmował pokój w swoim domu na biuro – możesz odliczyć część rachunków za media, ale nie amortyzujesz wartości całego mieszkania. Dopiero gdybyś formalnie przekazał auto na cele działalności i wpisał je do ewidencji środków trwałych, wtedy mógłbyś zacząć amortyzację. Ale wtedy przestałby to być samochód prywatny w firmie, a stałby się po prostu samochodem firmowym. To zupełnie inna bajka.

Ryczałt za używanie samochodu – pułapka, w którą wpadają początkujący

To kolejna rzecz, która wprowadza zamieszanie. Słyszymy czasem od znajomych pracujących na etacie, że dostają od firmy „ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych”. To prawda, pracownicy mają taką możliwość. Ale Ty, jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, nie jesteś swoim pracownikiem. Nie możesz sam sobie przyznać i wypłacić ryczałtu. Taki przywilej nie istnieje dla JDG.

Jako właściciel firmy musisz rozliczać się na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków. Czyli zbierasz faktury za paliwo i serwis, a potem wrzucasz w koszty 20% ich wartości. Ryczałt za używanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej to mit, jeśli chodzi o samozatrudnionych. Warto o tym pamiętać, planując swoje koszty samozatrudnienia, żeby nie narobić sobie kłopotów.

Słynna kilometrówka – kiedy jest koszmarem, a kiedy możesz o niej zapomnieć?

Ewidencja przebiegu pojazdu, pieszczotliwie zwana kilometrówką, przez lata spędzała sen z powiek przedsiębiorcom. Na szczęście, jak już wspomniałem, dla celów podatku dochodowego (PIT) ten obowiązek zniknął w 2019 roku. Nie musisz już zapisywać każdej trasy, żeby móc zaliczyć 20% wydatków w koszty. To ogromna oszczędność czasu i nerwów.

Ale… zawsze jest jakieś „ale”, prawda? To „ale” nazywa się VAT. Ewidencja przebiegu pojazdu samochód prywatny w firmie jest nadal absolutnie konieczna, jeśli marzy Ci się odliczanie 100% VAT. To właśnie ta ewidencja, razem ze zgłoszeniem na formularzu VAT-26, ma udowodnić urzędnikom, że Twój samochód prywatny w firmie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności. Bez tego ani rusz. Jeśli nie chcesz się w to bawić, po prostu odliczasz 50% VAT i zapominasz o istnieniu kilometrówki. Wybór należy do Ciebie, ale dobrze go przemyśl, bo ma to wpływ na ogólną kalkulację opłacalności, podobnie jak wybór formy opodatkowania JDG.

Papiery, faktury i święty spokój. Jak przygotować się na ewentualną kontrolę?

Pani z urzędu skarbowego podczas kontroli nie będzie pytać, czy podróż była miła. Zapyta o fakturę. A na fakturze musi być Twój NIP. Zawsze. To podstawa, bez której żaden wydatek nie zostanie uznany za koszt firmowy. Pilnuj tego jak oka w głowie, zwłaszcza na stacjach benzynowych, gdzie obsługa często działa w pośpiechu.

Druga sprawa to archiwizacja. Wszystkie te faktury, polisy ubezpieczeniowe i inne dokumenty musisz przechowywać. Standardowo przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok. To kupa czasu, a papier potrafi blaknąć i ginąć. Ja robię tak: od razu po otrzymaniu faktury robię jej zdjęcie telefonem i wrzucam do specjalnego folderu w chmurze z opisem i datą. To daje mi pewność, że nawet jeśli oryginał zaginie, mam cyfrową kopię. Porządek w dokumentach to Twój największy sojusznik w starciu z biurokracją związaną z posiadaniem samochodu prywatnego w firmie.

Wasze pytania, moje odpowiedzi – bez owijania w bawełnę

A co z leasingiem? Słyszałem, że się opłaca.

Leasing to świetna opcja, ale dla samochodów firmowych. Niestety, nie możesz wziąć w leasing swojego własnego, prywatnego auta. Leasing polega na tym, że firma leasingowa kupuje samochód i Ci go udostępnia, a Ty go potem spłacasz. Aby to zrobić, samochód musi być formalnie powiązany z firmą, najczęściej jako środek trwały. Twój samochód prywatny w firmie ma inny status. Jeśli myślisz o nowym aucie, warto rozważyć najtańszy leasing samochodowy, ale to już będzie pojazd firmowy.

Co z podatkiem drogowym i opłatami za przegląd?

Wszystkie stałe opłaty, takie jak podatek od środków transportu (jeśli dotyczy Twojego auta) czy obowiązkowy przegląd techniczny, traktowane są tak samo jak inne wydatki eksploatacyjne. Oznacza to, że możesz zaliczyć 20% ich wartości do kosztów uzyskania przychodu. Musisz mieć oczywiście dokument potwierdzający poniesienie tego wydatku, czyli np. potwierdzenie zapłaty czy fakturę ze stacji diagnostycznej.

Czy ten limit 20% jest naprawdę na wszystko?

Prawie na wszystko, co dotyczy eksploatacji. Paliwo, naprawy, części, opony, ubezpieczenie OC/AC, myjnia, parkingi – wszystko to wpada do jednego worka z napisem „limit 20% KUP”. Wyjątkiem, o którym już mówiłem, jest brak możliwości amortyzacji. Nie możesz też odliczyć kosztu zakupu auta, bo przecież kupiłeś je jako osoba prywatna. Rozliczając swój samochód prywatny w firmie, trzymaj się tej zasady.

Muszę gdzieś zgłaszać, że jeżdżę prywatnym autem do firmy?

Generalnie nie. Nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego, że zacząłeś wykorzystywać swój samochód prywatny w działalności. Jedyny wyjątek to sytuacja, w której decydujesz się na odliczanie 100% VAT. Wtedy musisz złożyć w urzędzie wspomniany wcześniej formularz VAT-26, dostępny na stronie ministerstwa. Jeśli jednak zostajesz przy standardowym modelu 20% KUP i 50% VAT, nie musisz nic nikomu zgłaszać. Po prostu zbierasz faktury i prawidłowo je księgujesz.

Jak długo trzymać te wszystkie papiery? Bo już mi się szafka nie domyka.

Znam ten ból. Przepisy mówią o 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumenty za 2023 rok musisz trzymać aż do końca 2029 roku. Dlatego tak bardzo polecam cyfrowe archiwum. Segregator w chmurze nigdy się nie przepełni. Prawidłowa archiwizacja to ostatni, ale bardzo ważny element układanki pod tytułem „samochód prywatny w firmie”.