Etat i własna firma, a składki ZUS. Jak to ugryźć, żeby nie zwariować?

Pamiętam jak dziś ten moment, kiedy po godzinach w korpo, z kubkiem trzeciej kawy w ręku, w końcu kliknęłam „Zarejestruj” w CEIDG. Euforia! Ale zaraz po niej przyszła panika. A co z ZUS-em? Jak to teraz będzie? Etat i własna firma… to brzmi jak podwójne kłopoty. Temat rzeka, czyli etat a działalność gospodarcza składki ZUS, spędzał mi sen z powiek. Wszyscy wokół mówili co innego, a ja czułam, że tonę w przepisach. Jeśli jesteś w podobnym miejscu, ten tekst jest dla Ciebie. Przeszłam przez to, popełniłam kilka błędów i nauczyłam się, jak tym wszystkim zarządzać, żeby nie tylko przetrwać, ale i wyjść na swoje. Opowiem ci o tym bez nudnego, urzędowego języka. Bo ogarnięcie tematu etat a działalność gospodarcza składki ZUS to naprawdę podstawa, żeby spać spokojnie.

Etat na pierwszym miejscu? Co to właściwie jest ten „zbieg tytułów”

Zacznijmy od podstaw, które na początku wydawały mi się czarną magią. Chodzi o tak zwany „zbieg tytułów do ubezpieczeń”. Brzmi groźnie, ale to po prostu sytuacja, w której masz dwa „źródła” ubezpieczenia – umowę o pracę i własną działalność. Polski system ma taką zasadę, że nie dubluje składek społecznych. Zawsze jest jeden główny tytuł. I tu dobra wiadomość: dla nas, pracujących na etacie, tym pierwszym, najważniejszym tytułem jest właśnie umowa o pracę.

Kluczowy jest tu jednak pewien próg. Chodzi o Twoje wynagrodzenie brutto z etatu. Jeśli jest ono równe lub wyższe niż aktualne minimalne wynagrodzenie krajowe (w 2024 roku to 4242 zł brutto), to z działalności gospodarczej jesteś zwolniony z opłacania obowiązkowych składek społecznych. Ta kwota, którą znajdziesz na stronach rządowych jak gov.pl, to twój punkt odniesienia. Dla mnie to była ogromna ulga. Świadomość, że nie muszę płacić podwójnych składek emerytalnych i rentowych, pozwoliła mi w ogóle wystartować z firmą. To sedno tego, jak działa etat a działalność gospodarcza składki ZUS w praktyce.

Ubezpieczenia społeczne z firmy – czy naprawdę muszę je płacić?

Więc, jeśli zarabiasz na etacie co najmniej „minimalną krajową”, to z firmy nie płacisz obowiązkowej składki emerytalnej, rentowej ani wypadkowej. To tak zwane zwolnienie z opłacania składek społecznych z DG przy umowie o pracę. Twoje zabezpieczenie na przyszłość buduje się na podstawie składek odprowadzanych przez pracodawcę. Oczywiście, to ma swoje konsekwencje. Twoja emerytura będzie liczona tylko z etatu, okres prowadzenia firmy bez składek nie powiększy kapitału. Coś za coś. Ja to zaakceptowałam, bo na początku liczyła się każda złotówka, żeby biznes mógł się rozkręcić. Trzeba po prostu świadomie podejść do tematu etat a działalność gospodarcza składki ZUS i znać plusy i minusy.

Jest jednak pewien haczyk, a właściwie możliwość. Chodzi o dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Zastanawiałam się nad tym długo. Pytanie, czy składka chorobowa z działalności gospodarczej jest obowiązkowa dla osoby na etacie, często pada. Odpowiedź brzmi: nie, jest w pełni dobrowolna. Ale jej opłacanie (to niewielka kwota, 2,45% od zadeklarowanej podstawy) daje ci prawo do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego również z działalności. Dla mnie, jako kobiety, było to ważne. Pomyślałam, że to taka mała poduszka bezpieczeństwa. Szczególnie jeśli myślisz o powiększeniu rodziny, warto zgłębić temat zasiłku macierzyńskiego z działalności gospodarczej.

A co jeśli na etacie zarabiasz mniej niż minimalne wynagrodzenie? No cóż, wtedy sytuacja się komplikuje. ZUS upomni się o swoje. Będziesz musiał opłacać składki społeczne z działalności, przynajmniej do wysokości minimalnej podstawy. Dlatego tak ważne jest, żeby pilnować swojego wynagrodzenia na umowie o pracę.

Składka zdrowotna, czyli ten jeden haracz, którego nie unikniesz

Niestety, jest jedna składka, od której nie ma ucieczki. Składka zdrowotna. To prawdziwy ból głowy w całym zagadnieniu etat a działalność gospodarcza składki ZUS. Musisz ją płacić z działalności ZAWSZE. Niezależnie od tego, ile zarabiasz na etacie. Nawet jeśli masz tam pensję prezesa banku. Państwo wychodzi z założenia, że skoro prowadzisz firmę, to musisz dołożyć swoją cegiełkę do systemu opieki zdrowotnej. I to z każdego tytułu osobno.

To, ile wynosi składka zdrowotna z działalności gospodarczej dla osoby zatrudnionej na umowie o pracę, zależy już tylko i wyłącznie od formy opodatkowania twojej firmy. I tu zaczyna się zabawa:

• Na skali podatkowej płacisz 9% od dochodu z działalności.
• Na podatku liniowym to 4,9% od dochodu. Możesz to łatwo przeliczyć, używając narzędzi takich jak kalkulator podatku liniowego.
• Na ryczałcie sprawa jest jeszcze inna, bo składka jest stała w trzech progach, zależnych od rocznego przychodu.

Ważne jest to, że zawsze jest jakaś minimalna składka zdrowotna, nawet jak masz stratę. Wybór formy opodatkowania to kluczowa decyzja, która wpływa na ogólne koszty prowadzenia firmy, więc warto to dobrze przemyśleć.

A co z Ulgą na start i Małym ZUS-em? Cała prawda

Kiedy zakładałam firmę, wszędzie czytałam o Uldze na start. Sześć miesięcy bez składek społecznych! Brzmiało jak sen. Tylko że… w mojej sytuacji to nie miało większego znaczenia. Skoro i tak byłam zwolniona ze składek społecznych z racji pracy na etacie z pensją powyżej minimalnej, ta ulga niczego nie zmieniała. Oczywiście, formalnie mogłam z niej skorzystać, ale efekt był ten sam: i tak płaciłam tylko składkę zdrowotną. Kwestia etat a działalność gospodarcza składki ZUS ulga na start jest więc trochę myląca dla osób w naszej sytuacji.

Podobnie jest z preferencyjnymi składkami ZUS czy Małym ZUS Plus. To świetne rozwiązania, ale dla osób, dla których działalność jest jedynym źródłem dochodu, albo dla tych, którzy na etacie zarabiają poniżej minimalnej. Jeśli masz pełny etat z dobrą pensją, to i tak nie płacisz składek społecznych z firmy, więc nie skorzystasz z ich obniżenia. To taki paradoks, że ulgi są, ale nie zawsze dla nas. Zagadnienie mały ZUS plus a etat pełny wymiar jest często źle rozumiane. Pamiętaj, że zawsze kluczowe jest twoje wynagrodzenie z umowy o pracę. To ono dyktuje zasady opłacania składek ZUS dla DG i etatu z minimalnym wynagrodzeniem.

Policzmy to na konkretnym przykładzie. Jak zoptymalizować swoje składki?

Dobra, koniec teorii. Weźmy mój przypadek z początku 2024 roku. Pracuję na etacie, zarabiam 5000 zł brutto. Jednocześnie prowadzę małą firmę na ryczałcie, moje przychody nie przekraczają 60 tys. zł rocznie. Jak to wygląda w praktyce?

• Moje wynagrodzenie z etatu (5000 zł) jest wyższe niż minimalne (4242 zł), więc ze składek społecznych z działalności jestem zwolniona.
• Zdecydowałam się na dobrowolną składkę chorobową, żeby mieć spokój – to koszt około 115 zł miesięcznie.
• Muszę zapłacić składkę zdrowotną. Dla ryczałtu w moim progu przychodowym to około 382 zł.

Mój miesięczny koszt ZUS z firmy to więc suma tych dwóch, czyli niecałe 500 zł. Bez etatu płaciłabym grubo ponad 1600 zł! Różnica jest kolosalna. Dlatego właśnie etat a działalność gospodarcza składki ZUS to tak popularny model. Zanim zaczniesz, warto poszukać w sieci czegoś w stylu „kalkulator ZUS etat i DG”, żeby zrobić własną symulację. Albo po prostu usiąść z kartką i długopisem. Możesz też sprawdzić ogólne kalkulatory składek ZUS, żeby mieć szerszy obraz.

Papierologia w ZUS, czyli jak się zgłosić i nie popełnić błędu

Samo założenie firmy przez internet na biznes.gov.pl to pikuś. Schody zaczynają się przy ZUS-ie. Najważniejsze to wybrać odpowiedni formularz zgłoszeniowy. Jeśli, tak jak ja, podlegasz z działalności tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłaszasz się na druku ZUS ZZA. Gdybyś musiał płacić też składki społeczne, wtedy byłby to ZUS ZUA. To drobna różnica w literce, a może narobić bałaganu.

Potem co miesiąc, do 20. dnia, musisz składać deklarację ZUS DRA i opłacać składki. To świętość. Nawet jeśli nic się nie zmienia, deklarację trzeba wysłać. Na szczęście można to robić elektronicznie przez PUE ZUS. Pierwsze kilka razy się stresowałam, ale teraz to już rutyna. Ważne, żeby być na bieżąco ze zmianami, bo przepisy ZUS lubią się zmieniać.

Kilka pytań, które na pewno chodzą Ci po głowie

Zebrałam tu kilka pytań od znajomych, które pewnie i Ty sobie zadajesz.

No dobrze, ale czy muszę płacić składki społeczne z działalności gospodarczej będąc na etacie?
Jeśli Twoja pensja brutto na umowie o pracę jest równa lub wyższa od minimalnego wynagrodzenia, to nie, nie musisz opłacać obowiązkowych składek społecznych (emerytalnej, rentowej, wypadkowej) z firmy. Płacisz tylko składkę zdrowotną.

Ile wynosi składka zdrowotna z działalności gospodarczej dla osoby na etacie?
Jej wysokość zależy tylko od formy opodatkowania Twojej firmy. To może być 9% dochodu na skali, 4,9% dochodu na liniowym, albo stała kwota w zależności od progu przychodów na ryczałcie.

Czy przysługuje mi ulga na start, jeśli jestem zatrudniony na etacie?
Tak, formalnie możesz z niej skorzystać. Ale jeśli i tak jesteś zwolniony ze składek społecznych z powodu etatu, ta ulga w praktyce nie obniży Twoich obciążeń – i tak będziesz płacić tylko składkę zdrowotną.

Jak rozliczyć składki ZUS prowadząc działalność i pracując na etacie?
Zgłaszasz się do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA. Co miesiąc składasz deklarację ZUS DRA, wykazując w niej podstawę i kwotę składki zdrowotnej do zapłaty. Płacisz ją do 20. dnia następnego miesiąca.

To która składka ZUS jest obowiązkowa przy działalności gospodarczej gdy jestem na etacie?
Zawsze i bez wyjątku obowiązkowa jest składka zdrowotna. Składki społeczne stają się obowiązkowe tylko wtedy, gdy Twoje wynagrodzenie z etatu spadnie poniżej progu minimalnego wynagrodzenia.

Moje trzy grosze na koniec

Łączenie etatu i firmy to maraton, nie sprint. Kwestia etat a działalność gospodarcza składki ZUS jest jednym z pierwszych i najważniejszych płotków do przeskoczenia. Ale da się to ogarnąć. Najważniejsze to pamiętać o tej magicznej granicy minimalnego wynagrodzenia na umowie o pracę. To ona zwalnia Cię z lwiej części obciążeń. A o składce zdrowotnej po prostu trzeba pamiętać i uwzględnić ją w swoim biznesplanie, traktując jako jeden z kosztów prowadzenia działalności.

Nie bój się pytać, szukać informacji, a jeśli czujesz się niepewnie – pogadaj z księgową. Lepiej zapłacić za poradę, niż potem płacić odsetki do ZUS. Ten cały system może wydawać się skomplikowany, ale zrozumienie zasad etat a działalność gospodarcza składki ZUS daje ogromny komfort psychiczny i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu własnego biznesu. Trzymam za Ciebie kciuki!