Ile naprawdę kosztuje własna firma? Moje zderzenie z rzeczywistością w 2023

Pamiętam ten dzień, kiedy postanowiłem: rzucam etat, zakładam swoje. Ekscytacja mieszała się z lekkim przerażeniem, a w głowie kołatało jedno pytanie: ile to wszystko będzie kosztować? Wertowałem internet, czytałem suche, urzędowe poradniki i czułem coraz większy mętlik. Bo jedno to teoria, a drugie to praktyka. Nikt nie mówił o tych małych, niespodziewanych wydatkach, które potrafią zrujnować najlepiej skalkulowany budżet. Dlatego postanowiłem napisać coś od siebie, od przedsiębiorcy dla przyszłego przedsiębiorcy. Opowiem Ci, jakie są realne koszty założenia działalności 2023 i jej prowadzenia. Bez owijania w bawełnę, z perspektywy kogoś, kto już przez to przeszedł. Polski Ład namieszał, zasady się zmieniają, więc solidne przygotowanie to absolutna podstawa, żeby nie obudzić się z ręką w nocniku. Ten przewodnik to esencja moich doświadczeń, która pomoże Ci zrozumieć, jakie są faktyczne koszty założenia działalności 2023 i z czym to się je na co dzień.

Gotówka na start, czyli bez czego nie ruszysz?

Pierwsze pytanie, które zadaje sobie każdy, to ile trzeba mieć na założenie działalności w 2023. Odpowiedź brzmi: to zależy. I wiem, to najgorsza odpowiedź z możliwych, ale zaraz wszystko wyjaśnię. Kluczowa jest forma, w jakiej chcesz działać.

JDG – najprostsza droga na swoje

Jednoosobowa działalność gospodarcza, czyli popularne JDG, to wybór większości na start. I słusznie! Sam tak zaczynałem. Często pada pytanie, czy założenie firmy jest darmowe 2023? I tak, i nie. Sama rejestracja w CEIDG jest faktycznie za darmo. Możesz to zrobić online, w kilkanaście minut, bez żadnych opłat. To świetna wiadomość. Ale to trochę tak, jakby dostać za darmo bilet na samolot, ale za bagaż, miejsce i wszystko inne trzeba płacić. Te realne koszty założenia działalności 2023 pojawiają się zaraz potem.

Pamiętam, jak cieszyłem się z darmowego wpisu, a potem zderzyłem się z rzeczywistością. Mój stary laptop ledwo zipał, więc musiałem kupić nowy. Do tego drukarka, podstawowe oprogramowanie antywirusowe i biurowe. Zrobiło się z tego kilka tysięcy. To są właśnie te pierwsze, realne koszty JDG. Oczywiście, jeśli startujesz jako wirtualna asystentka i masz już dobry sprzęt, Twoje koszty założenia działalności 2023 będą minimalne. Ale jeśli otwierasz mały warsztat, to lista zakupów będzie znacznie dłuższa. Nie zapomnij o stronie internetowej, domenie i hostingu. To kolejne kilkaset złotych na start. Z perspektywy czasu, warto też na samym początku wydać te 300-500 zł na konsultację z dobrym doradcą podatkowym. Mnie to uratowało przed wyborem fatalnej formy opodatkowania. Zatem, ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej 2023? Papierologia jest za zero, ale reszta już nie.

Spółka z o.o. – inna para kaloszy

Jeśli myślisz o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, przygotuj się na znacznie wyższe koszty założenia działalności 2023. To już nie jest zabawa w piaskownicy. Tutaj formalności kosztują i to całkiem sporo. Jeśli nie korzystasz z uproszczonego systemu S24, musisz iść do notariusza. Sam akt notarialny to, w zależności od miasta i kapitału, wydatek rzędu kilkuset do nawet ponad tysiąca złotych. Potem opłata za wpis do KRS – kolejne kilkaset złotych. Do tego podatek PCC od kapitału zakładowego. A, no i sam kapitał. Minimalnie 5000 zł. Niby te pieniądze zostają w spółce, ale musisz je fizycznie mieć i wpłacić. Sumując wszystkie te opłaty początkowe przy zakładaniu firmy 2023 w formie spółki, łatwo dojść do kwoty kilku tysięcy, nie licząc wspomnianego kapitału. Całościowe koszty założenia spółki z o.o. w 2023 są więc nieporównywalnie większe, to jest po prostu fakt.

Miesięczny koszmar, czyli ZUS i podatki

Założyłeś firmę, euforia minęła i przychodzi pierwszy przelew, który musisz zrobić. Nie dla kontrahenta, nie za towar. Dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. A potem dla urzędu skarbowego. To są te stałe, miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023, które spędzają sen z powiek.

ZUS, cały na biało

Składki ZUS to coś, czego nie unikniesz. Na szczęście na początku jest trochę lżej. Dla zupełnie nowych przedsiębiorców jest Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną. To ogromna pomoc, bo zamiast ponad tysiąca, płacisz kilkaset złotych. Warto dobrze zrozumieć, jak ulga na start a koszty działalności gospodarczej 2023 wpływają na siebie w pierwszych miesiącach. Po uldze wskakujesz na 24 miesiące na ZUS preferencyjny. To wciąż niższe składki, liczone od 30% minimalnego wynagrodzenia. Prawdziwy ból zaczyna się po 2,5 roku, kiedy wchodzisz na tzw. duży ZUS. Wtedy co miesiąc z Twojego konta znika solidna sumka, niezależnie od tego, czy zarobiłeś, czy nie. Do tego dochodzi składka zdrowotna, która po Polskim Ładzie stała się horrorem. Jej wysokość zależy od dochodu/przychodu i formy opodatkowania, i nie można jej odliczyć od podatku. To jest po prostu kolejny podatek. Zanim wystartujesz, koniecznie sprawdź, jakie składki ZUS dla nowych firm 2023 ile wynoszą, żebyś nie był zaskoczony.

Podatki – co musisz oddać fiskusowi

Oprócz ZUS-u, co miesiąc (lub kwartalnie) płacisz zaliczkę na podatek dochodowy. W JDG masz do wyboru skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt. Wybór ma kolosalne znaczenie dla Twojego portfela. Mój znajomy, programista, na początku wszedł na skalę podatkową, bo wydawała się najprostsza. Po pół roku zorientował się, że przez wysokie dochody i niskie koszty oddaje państwu fortunę. Szybka zmiana na ryczałt uratowała mu tysiące złotych rocznie. W spółce z o.o. płacisz CIT – 9% lub 19%. A jeśli jesteś VAT-owcem, dochodzi jeszcze comiesięczne rozliczanie VAT-u. To kolejna papierologia i kolejne przelewy do urzędu. Te wszystkie daniny to najważniejszy element, który składa się na miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023.

Ukryte wydatki, czyli o czym nikt Ci nie powie

Są też koszty, o których na początku w ogóle nie myślisz. Dopiero wychodzą w praniu.

Księgowość. Próbowałem na początku sam ogarniać papiery. To był błąd. Straciłem masę czasu, nerwów, a i tak popełniłem błędy. Dobra księgowa lub biuro rachunkowe to wydatek rzędu 150-300 zł miesięcznie przy małym JDG, ale to najlepiej wydane pieniądze w firmie. Realne koszty księgowości dla JDG 2023 nie są wysokie w porównaniu do spokoju, jaki zyskujesz. Dla spółki z o.o. będzie to oczywiście drożej.

Potem są koszty operacyjne. Wynajem biura (albo chociaż wirtualnego adresu), telefon, internet, abonamenty na różne programy. Paliwo, jeśli jeździsz do klientów. Pamiętam moje zdziwienie, gdy zobaczyłem, ile kosztują oryginalne tusze do drukarki! To są drobne kwoty, ale w skali miesiąca zbiera się z tego całkiem pokaźna suma. Do tego marketing – bez niego nikt się o Tobie nie dowie. Nawet skromny budżet na reklamę na Facebooku to kolejny stały wydatek. Planując koszty założenia działalności 2023, musisz myśleć też o tych późniejszych, bieżących opłatach.

Jest światełko w tunelu – czyli jak obniżyć koszty

Nie jest tak, że musisz płacić za wszystko z własnej kieszeni. Jest sporo opcji, żeby sobie pomóc, zwłaszcza na starcie. Warto aktywnie szukać wsparcia, bo dostępne dofinansowania na działalność mogą znacząco obniżyć Twoje koszty założenia działalności 2023. Jeśli jesteś osobą bezrobotną, możesz dostać całkiem sporą dotację z urzędu pracy na start. To często kilkadziesiąt tysięcy złotych, które pokryją zakup sprzętu i pierwsze opłaty. Są też fundusze unijne i tanie pożyczki na start, np. z Banku Gospodarstwa Krajowego.

Poza tym, optymalizuj! Każdy wydatek na firmę (o ile jest uzasadniony) wrzucasz w koszty, co obniża podatek dochodowy. Komputer, telefon, nawet część rachunków za mieszkanie, jeśli masz w nim biuro. Zamiast wynajmować drogi lokal, może na początek wystarczy biurko w co-workingu? Zamiast zatrudniać na etat, może lepiej zlecić zadania freelancerowi? Każda zaoszczędzona złotówka to Twój czysty zysk. Dokładna analiza, jakie są koszty założenia działalności 2023 jest ważna, ale jeszcze ważniejsze jest myślenie o tym jak je minimalizować.

Moja ostatnia rada: policz wszystko dwa razy

Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, usiądź z kartką papieru albo Excelem i zrób sobie listę. To Twój osobisty plan na to, jak założyć firmę i nie zbankrutować. Wypisz absolutnie wszystko, co przyjdzie Ci do głowy.

Twoja checklista:

1. Koszty rejestracji (dla spółki: notariusz, KRS, PCC). Pamiętaj, że koszty założenia działalności 2023 dla JDG i spółki to dwa różne światy.
2. Wyposażenie: Komputer, biurko, telefon, specjalistyczny sprzęt.
3. Infrastruktura: Strona WWW, domena, hosting, może wirtualne biuro.
4. Pierwsze opłaty: ZUS (nawet jeśli to tylko składka zdrowotna), zaliczka na podatek, opłata za księgowość.
5. Rezerwa finansowa: To najważniejszy punkt! Miej odłożone pieniądze na co najmniej 3-4 miesiące życia i opłacania ZUS-u na czarną godzinę. Większość firm nie upada dlatego, że pomysł był zły, ale dlatego, że skończyła się gotówka.

Największy błąd, jaki widzę u znajomych, to niedoszacowanie wydatków. Zakładają, że jakoś to będzie, a potem w trzecim miesiącu panikują, bo nie ma na ZUS. Nie bądź tą osobą. Policz swoje koszty założenia działalności 2023 bardzo dokładnie. Skorzystaj z kalkulatorów online, ale traktuj je jako wskazówkę. A potem dodaj do wyniku 20% na nieprzewidziane wydatki. Własna firma to niesamowita przygoda, ale to maraton, nie sprint. Dobre przygotowanie finansowe to najlepsze, co możesz sobie dać na starcie. Powodzenia!