Telefon na firmę? Jak mądrze zrobić odliczenia VAT i PIT, żeby nie żałować

Pamiętam jak dziś, kiedy zakładałem swoją pierwszą jednoosobową działalność. Radość z bycia „na swoim” mieszała się z totalnym przerażeniem, gdy przyszło do rozliczania pierwszych faktur. A pierwszą z nich był właśnie telefon. Niby prosta sprawa, a w głowie miałem totalny mętlik. VAT, PIT, koszty, amortyzacja… te słowa brzmiały jak czarna magia. Prawidłowy zakup telefonu na firmę odliczenia to coś, co potrafi przyprawić o ból głowy niejednego początkującego przedsiębiorcę. Czy wszystko można wrzucić w koszty? Kiedy odliczę cały VAT, a kiedy tylko połowę? Ten tekst to nie jest kolejny suchy, urzędniczy bełkot. To przewodnik pisany z perspektywy kogoś, kto sam przez to przechodził i chce Ci pomóc zrozumieć, jak ugryźć ten temat bez niepotrzebnego stresu.

Pierwsza zasada firmowych kosztów: Czy ten telefon naprawdę pracuje?

Zanim w ogóle zaczniemy myśleć o cyferkach, musimy zrozumieć jedną, absolutnie fundamentalną zasadę. Żeby jakikolwiek wydatek, w tym zakup telefonu na firmę odliczenia mogły być uznane za koszt firmowy, musi istnieć logiczny związek między nim a Twoimi przychodami. Mówiąc po ludzku: musisz być w stanie udowodnić, że ten telefon jest Ci potrzebny do zarabiania pieniędzy. To może być kontakt z klientami, obsługa maila firmowego, robienie zdjęć produktów, marketing w social mediach – cokolwiek, co jest związane z Twoją firmą. Urzędnik nie uwierzy Ci na słowo, musisz mieć na to podkładkę.

Tą podkładką jest oczywiście faktura VAT, koniecznie wystawiona na dane Twojej firmy, z Twoim NIP-em. To jest święty Graal każdego przedsiębiorcy. Bez niej ani rusz. Trzymaj ją jak oka w głowie, bo to Twój dowód w razie jakiejkolwiek kontroli. Dopiero mając ten papier, możemy zacząć zabawę w odliczenia.

VAT od telefonu – odwieczna walka serca z rozumem, czyli 100% kontra 50%

To tutaj zaczynają się schody i najczęstsze pytania. Pytanie o to, jak odliczyć zakup telefonu na firmę, niemal zawsze sprowadza się do dylematu: 100% czy 50% VAT? Odpowiedź zależy od tego, jak bardzo lubisz biurokrację i ryzyko.

Droga przez mękę, czyli 100% odliczenia VAT

Marzenie każdego przedsiębiorcy: odliczyć calutki VAT od zakupu nowego smartfona i od abonamentu. Jest to możliwe, ale pod jednym, bardzo surowym warunkiem. Telefon musi być używany WYŁĄCZNIE do celów służbowych. Ani jednego prywatnego SMS-a, ani jednego telefonu do mamy, ani jednego scrollowania Instagrama w wolnej chwili. Zero. Absolutne zero.

Żeby udowodnić fiskusowi ten ascetyczny tryb użytkowania, musisz dopełnić kilku formalności. Po pierwsze, trzeba złożyć w urzędzie skarbowym specjalny formularz VAT-26. Po drugie, i to jest najgorsze, musisz prowadzić szczegółową ewidencję użytkowania telefonu. Kiedyś mój znajomy próbował to robić – po dwóch tygodniach rzucił to w diabły, mówiąc, że więcej czasu spędza na wypełnianiu tabelek niż na pracy. W praktyce, przy jednym telefonie, jest to prawie niewykonalne i bardzo ryzykowne. Każda kontrola może to zakwestionować, a wtedy czekają Cię kłopoty.

50% VAT – święty spokój dla większości z nas

I tutaj na scenę wchodzi opcja dla normalnych ludzi. Jeśli używasz telefonu i do pracy, i prywatnie – a umówmy się, tak robi 99% z nas, zwłaszcza na JDG – wybierasz odliczenie 50% VAT. To jest opcja domyślna, bezpieczna i nie wymaga żadnych dodatkowych papierów, zgłoszeń ani ewidencji. Kupujesz telefon, bierzesz fakturę i po prostu odliczasz połowę VAT-u. Koniec. Proste, prawda?

Ta sama zasada dotyczy odliczenia VAT od telefonu firmowego, jak i od abonamentu. Co miesiąc z faktury za usługi telekomunikacyjne możesz odliczyć 50% podatku VAT. To uczciwy kompromis z urzędem skarbowym, który eliminuje ryzyko i oszczędza masę czasu. Warto czasem policzyć, o ile mniej zyskamy, ale ile spokoju to daje. Możesz to sprawdzić w naszym kalkulatorze odliczania VAT. Zasada 50% dotyczy też wszelkich akcesoriów – etui, ładowarki, słuchawek.

A co z telefonem z drugiej ręki?

Czasem trafi się okazja i można kupić używany sprzęt. Ale uwaga na pułapkę! Jeśli kupujesz od kogoś, kto wystawia Ci fakturę VAT marża, to niestety nie odliczysz z niej ani grosza VAT-u. Taka faktura oznacza, że podatek został już rozliczony przez sprzedawcę w innej formie. Pełne prawo do odliczenia (na zasadach 50% lub 100%) masz tylko wtedy, gdy otrzymasz normalną fakturę VAT 23%. Zawsze dopytaj o to sprzedawcę przed zakupem, żeby uniknąć rozczarowania. Oficjalne informacje na temat podatków zawsze można zweryfikować na stronach rządowych.

Podatek dochodowy – tutaj na szczęście fiskus jest bardziej wyrozumiały

Okej, przebrnęliśmy przez VAT. Teraz czas na podatek dochodowy (PIT lub CIT), czyli wrzucenie telefonu w koszty uzyskania przychodu. I mam dobrą wiadomość – tu jest znacznie prościej i nie ma żadnego podziału na 50/50.

Kluczowa jest tu jedna kwota: 10 000 zł. To magiczny próg, który decyduje o tym, czy telefon jest środkiem trwałym w firmie, czy nie.

Jeśli wartość telefonu (netto dla VAT-owców, brutto dla tych zwolnionych z VAT) nie przekracza 10 000 zł, sprawa jest banalnie prosta. Całą tę kwotę wrzucasz jednorazowo w koszty w miesiącu zakupu. Wpisujesz ją do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” i zapominasz o sprawie. To najczęstszy scenariusz dla większości smartfonów.

A co, jeśli zaszalałeś i kupiłeś sprzęt za ponad 10 000 zł? Wtedy taki telefon staje się środkiem trwałym i musisz go amortyzować. Brzmi strasznie, ale to po prostu rozłożenie kosztu w czasie. To jak z jedzeniem tortu – albo zjadasz cały na raz (koszt bezpośredni), albo po kawałku przez dłuższy czas (amortyzacja). Dla telefonów standardowa roczna stawka amortyzacji liniowej to aż 50%, więc i tak cały koszt rozliczysz w ciągu dwóch lat. Dla małych podatników istnieje też opcja jednorazowej amortyzacji, ale to już temat na rozmowę z księgową. Pamiętaj, planowanie wydatków to podstawa, a nasz kalkulator kosztów firmy może w tym pomóc.

Najważniejsza rzecz do zapamiętania: w podatku dochodowym, jeśli telefon służy Twojej działalności, w koszty wrzucasz 100% jego wartości (netto + 50% nieodliczonego VAT-u, jeśli wybrałeś opcję mieszaną). Fiskusa nie interesuje, czy dzwonisz też prywatnie. Ważne, że wydatek jest uzasadniony biznesowo. Dotyczy to zarówno samego urządzenia, jak i abonamentu. To fundamentalna różnica względem VAT, o której wielu zapomina. Więcej o prowadzeniu firmy przeczytasz na portalu biznes.gov.pl.

Te bardziej pokręcone scenariusze, czyli co z ratami i zmianą przeznaczenia?

Życie przedsiębiorcy nie zawsze jest proste. Co jeśli kupujesz telefon na raty dla firmy a odliczenia chcesz zrobić od razu? Tu zasady są dość logiczne. VAT od całej wartości telefonu odliczasz z góry, w miesiącu otrzymania faktury, niezależnie od tego, jak będziesz spłacać raty. Wartość telefonu do kosztów PIT również księgujesz z góry (jednorazowo lub przez amortyzację). Natomiast odsetki od rat, jeśli takie są, stanowią osobny koszt firmowy i księgujesz je na bieżąco, w miarę ich płacenia.

Jeśli chodzi o odliczenie smartfona dla jednoosobowej działalności, to nie ma tu żadnych specjalnych haczyków. Zasady są dokładnie takie same, jak dla każdej innej firmy. W dzisiejszych czasach smartfon to podstawowe narzędzie pracy freelancera, małego przedsiębiorcy czy specjalisty, więc nikt nie powinien kwestionować takiego wydatku.

Może się też zdarzyć, że chcesz wciągnąć do firmy swój prywatny telefon. Możesz to zrobić, wprowadzając go do ewidencji środków trwałych lub wyposażenia po aktualnej wartości rynkowej. Niestety, nie odliczysz już wtedy VAT-u, bo zakup nie był na firmę. Sytuacja odwrotna – przekazanie telefonu firmowego na cele prywatne – może z kolei oznaczać konieczność korekty odliczonego wcześniej VAT-u. To już bardziej skomplikowane operacje, które warto omówić z biurem rachunkowym. Podobne mechanizmy działają, gdy chcesz wiedzieć, jak rozliczyć samochód prywatny w firmie. Oficjalne podstawy prawne zawsze znajdziesz w internetowym systemie aktów prawnych.

To jak to w końcu jest z tym telefonem na firmę?

Mam nadzieję, że po tej lekturze temat zakup telefonu na firmę odliczenia stał się trochę mniej straszny. Prawda jest taka, że nie ma się czego bać, trzeba tylko trzymać się kilku prostych reguł. Po pierwsze, zawsze bierz fakturę na firmę. Po drugie, bądź uczciwy wobec samego siebie – jeśli używasz telefonu też prywatnie, odlicz 50% VAT i śpij spokojnie. Po trzecie, pamiętaj, że w podatku dochodowym zasady są dla Ciebie korzystniejsze i możesz odliczyć 100% kosztu netto. To chyba najważniejsze, co musisz wiedzieć o zakup telefonu na firmę odliczenia.

Prowadzenie firmy to ciągła nauka i czasem popełnianie błędów. Najważniejsze to podchodzić do tego z głową, dokumentować swoje wydatki i w razie wątpliwości nie bać się pytać. Zaufaj mi, prawidłowe rozliczenie telefonu to pierwszy krok do opanowania firmowych finansów i poczucia, że naprawdę panujesz nad swoim biznesem. Dobre rozliczenie zakupu telefonu na firmę odliczenia to podstawa.